Πώς να συμμετέχετε

Το πρώτο βήμα είναι η πιστοποίηση από τον Εκτελεστικό Οργανισμό Εκπαίδευσης, Οπτικοακουστικών Θεμάτων και Πολιτισμού (EACEA). Η πιστοποίηση αυτή αποσκοπεί στην εξασφάλιση της ποιότητας των δεξιοτήτων και της ευθύνης των εμπλεκομένων οργανώσεων (αποστολής και υποδοχής) κατά τη διάρκεια της διαχείρισης εθελοντών, προκειμένου να διασφαλιστεί η σωστή εφαρμογή του προγράμματος και μια θετική εμπειρία για τους εθελοντές.

decoration ball green one
decoration ball orange one
decoration ball purple one

Οι εμπλεκόμενοι φορείς

Το πρόγραμμα EU Aid Volunteers αφορά πολίτες, μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και δημόσιους οργανισμούς που δραστηριοποιούνται στον τομέα της ανθρωπιστικής βοήθειας και έχουν έδρα στην Ευρώπη ή σε χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Οι εμπλεκόμενοι φορείς μπορούν να υποδιαιρεθούν σε οργανώσεις αποστολής, οργανώσεις υποδοχής, και εθελοντές, ανάλογα με το είδος του έργου στο οποίο συμμετέχουν τα εμπλεκόμενα μέρη και το ποιούς ρόλους θα αναλάβουν.

Εάν μια οργάνωση επιθυμεί να γίνει οργάνωση αποστολής τότε πρέπει να πιστοποιηθεί και να έχει την έδρα της σε κράτος μέλος της ΕΕ. Επιλέξιμοι είναι:

  • μη-κυβερνητικές, μη-κερδοσκοπικές οργανώσεις που είναι εγκατεστημένες σε κράτος-μέλος της ΕΕ;
  • Οργανισμοί / φορείς δημόσιου ή πολιτικού δικαίου που ανήκουν σε ένα κράτος-μέλος, και;
  • διεθνείς ομοσπονδίες των ομάδων του Ερυθρού Σταυρού και της Ερυθράς Ημισελήνου.

Οι οργανώσεις αποστολής μπορούν να συμμετάσχουν σε έργα Τεχνικής Βοήθειας για την υποστήριξη κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πιστοποίησης ή/και να συνδράμουν στην βελτίσωση των προτύπων άλλων οργανώσεων ούτως ώστε να καταστούν οργανώσεις αποστολής. Επιπλέον, αφού έχουν πιστοποιηθεί, οι οργανώσεις μπορούν να διαχειριστούν την αποστολή εθελοντών σε έργα ανθρωπιστικής βοήθειας.

 

Οι οργανώσεις υποδοχής έχουν γραφεία σε οποιοδήποτε κράτος εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης που πραγματοποιούνται επιχειρήσεις ανθρωπιστικής βοήθειας. Αυτοί μπορεί να είναι:

  • μη-κυβερνητικές, μη-κερδοσκοπικές οργανώσεις που λειτουργούν ή είναι εγκατεστημένοι σε μη-Ευρωπαϊκή χώρα;
  • Οργανισμοί / φορείς δημόσιου ή πολιτικού δικαίου που διέπονται από τη νομοθεσία αυτής της μη-Ευρωπαϊκής χώρας;
  • διεθνείς οργανισμοί και υπηρεσίες.

Προκειμένου μια οργάνωση να γίνει οργάνωση υποδοχής, η πιστοποίηση είναι απαραίτητη. Μια πιθανή οργάνωση υποδοχής μπορεί να συμμετέχει σε έργα Ανάπτυξης Ικανοτήτων για στήριξη κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πιστοποίησης. Μόλις πιστοποιηθεί, μπορεί να φιλοξενήσει εθελοντές στις εγκαταστάσεις του μέσω ενός έργου Αποστολής Εθελοντών.

 

decoration ball light green three
decoration ball orange ten

Πρότυπα και κατευθυντήριες γραμμές

Προκειμένου να αποκτήσουν πιστοποίηση και να συμμετάσχουν σε προσκλήσεις υποβολής προτάσεων, οι ενδιαφερόμενες οργανώσεις πρέπει να πληρούν 17 πρότυπα ποιότητας, που χωρίζονται σε 3 διαφορετικές κατηγορίες: νομοθετικό πλαίσιο, συνεργασίες αποστολής και υποδοχής, και διαχείριση εθελοντών.

Με την επίτευξη των 17 προτύπων που έχει θέσει η Ευρωπαϊκή Ένωση, οι οργανωσεις αποδεικνύουν ότι: συμμορφώνονται με συγκεκριμένους κανονισμούς και σέβονται τις διαδικασίες ασφάλειας και πρόληψης, διασφαλίζουν τη διαφανή επιλογή και διαχείριση των εθελοντών, εξασφαλίζοντας στους εθελοντές επαρκείς συνθήκες διαβίωσης και εργασίας καθ ‘όλη τη διάρκεια της αποστολής τους, είναι ικανές να πραγματοποιήσουν και να υποστηρίξουν συνεργασίες που είναι ζωτικής σημασίας για την υποστήριξη ενός εθελοντή σε όλες τις φάσεις των εθελοντικών δραστηριοτήτων και για την επιτυχία ενός προγράμματος.

decoration ball orange twelve

Νομικό πλαίσιο

Τα πρώτα 5 πρότυπα που απαιτούνται από το πρόγραμμα αφορούν τις πολιτικές και τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται από τις οργανώσεις αποστολής και υποδοχής. Η διαπίστευση των προτύπων αυτών γίνεται με την προσκόμιση ορισμένων εγγράφων, όταν αυτό ζητηθεί. Τα πρότυπα αυτά εστιάζονται σε μέτρα ασφάλειας και προστασίας που διασφαλίζουν τους εθελοντές και το προσωπικό που συμμετέχει στα έργα που υλοποιούνται.

Απαιτήσεις για τις οργανώσεις σχετικά με το νομικό πλαίσιο

Κλείσιμο

Άνοιγμα

5 Πρότυπα

Πρότυπο 1

ΚΑΘΗΚΟΝ ΥΠΑΡΞΗΣ ΜΕΤΡΩΝ ΜΕΡΙΜΝΑΣ/ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ

Απαιτείται ένα σχέδιο με μέτρα ασφάλειας και προστασίας των εθελοντών και του προσωπικού και για την πρόληψη και αντιμετώπιση κάθε ατυχήματος/συμβάντος ή εξωτερικού συμβάντος που μπορεί να βλάψει τη σωματική ακεραιότητα των εθελοντών. Το σχέδιο πρέπει να προβλέπει συγκεκριμένα μέτρα και διαδικασίες για την ελαχιστοποίηση ή/και την αποφυγή των επιπτώσεων των εντοπισμένων κινδύνων, όπως τα σχέδια εκκένωσης, η εκτίμηση του περιβάλλοντος και οι προδιαγραφές σχετικά με το ρόλο και την ευθύνη. Οι οργανώσεις πρέπει να είναι σε θέση να απαντήσουν σε αυτά τα ερωτήματα:

  • Ποιοι είναι οι κύριοι κίνδυνοι στη χώρα υποδοχής (απαγωγές, πλημμύρες, πυρκαγιές …);
  • Ποια μέτρα πρέπει να ληφθούν για την πρόληψη αυτών των κινδύνων;
  • Ποιες συμπεριφορές πρέπει να υιοθετηθούν σε περίπτωση ατυχήματος/συμβάντος;
  • Ποιες διαδικασίες πρέπει να ακολουθηθούν;
  • Με ποιόν πρέπει να επικοινωνήσω σε περίπτωση ατυχήματος/συμβάντος;
  • Που μπορώ να βρω ενημερωμένα στοιχεία σχετικά με την κατάσταση της χώρας υποδοχής;
  • Ποιες συμπεριφορές πρέπει να αποφεύγονται;

Πρότυπο 2

ΙΣΕΣ ΕΥΚΑΙΡΙΕΣ ΚΑΙ ΜΗ ΔΙΑΚΡΙΣΗ

Οι ενδιαφερόμενες οργανώσεις πρέπει να υποστηρίζουν στάση μηδενικής ανοχής σε κάθε είδους διάκριση, προσφέροντας σε όλους τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα ισότιμη, δίκαιη και διαφανή πρόσβαση στις διάφορες ευκαιρίες. Έτσι, οι οργανώσεις πρέπει να αναπτύξουν και να εφαρμόσουν πολιτικές ίσων ευκαιριών και μη διακρίσεων.

  • Ποιες μορφές διακρίσεων μπορεί να υπάρχουν στη χώρα;
  • Τι μέτρα υιοθετούνται για την αποφυγή τους (εκπαίδευση, ενημέρωση …)
  • Είμαστε εναρμονισμένοι με την εθνική και την Ευρωπαϊκή νομοθεσία;
  • Με ποιον πρέπει να επικοινωνήσω σε περίπτωση που δεν τηρείται κάποιο πρότυπο;
  • Πώς γίνεται η διαδικασία επιλογής και πρόσληψης προσωπικού και εθελοντών;

Πρότυπο 3

ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΠΑΙΔΙΩΝ ΚΑΙ ΕΥΑΛΩΤΩΝ ΕΝΗΛΙΚΩΝ

Υπό το πρίσμα του αυξημένου κινδύνου στον οποίο εκτίθενται τα ευάλωτα άτομα, οι οργανώσεις δεσμεύονται να τα προστατεύσουν, εισάγοντας στρατηγικές για τον περιορισμό των κινδύνων στο ελάχιστο και παρέχοντας ένα ασφαλές και κατάλληλο περιβάλλον, το οποίο χαρακτηρίζεται από σεβασμό για τους δικαιούχους, τους εθελοντές και το σύνολο του προσωπικού.

  • Σε ποιους κίνδυνους εκτίθενται οι ευάλωτες ομάδες στις περιοχές που λειτουργούμε;
  • Πώς μπορώ να καταγγείλω βία, εάν συμβεί;
  • Ποια μέτρα πρόληψης μπορώ να υιοθετήσω (συμπεριφορά προς αποφυγή, κατάρτιση και μαθήματα ευαισθητοποίησης, συχνοί έλεγχοι και παρακολούθηση, προσεκτική επιλογή προσωπικού …);
  • Πώς πρέπει να βοηθηθούν τα θύματα κακοποίησης; Και ποια συμπεριφορά πρέπει να επιδεικνύεται απέναντι στον κατηγορούμενο;

Πρότυπο 4

ΥΓΕΙΑ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑ

Το πρόγραμμα απαιτεί από τις οργανώσεις αποστολής και υποδοχής να εγγυηθούν και να προστατεύσουν την υγεία και την σωματική ευεξία των εθελοντών. Ως εκ τούτου, οι οργανώσεις πρέπει να εξασφαλίζουν μέτρα πρόληψης, ενημέρωσης, κατάρτισης, βοήθειας και παρακολούθησης των εργασιών.

  • Ποιοι είναι οι κύριοι κίνδυνοι για την υγεία στη χώρα υποδοχής;
  • Τι μέτρα πρέπει να ληφθούν για να αποφευχθεί η μετάδοση μολύνσεων ή ασθενειών (εμβόλια, προληπτική θεραπεία, καλές πρακτικές …);
  • Ποια μέτρα πρέπει να τηρούνται για την αποφυγή της εξουθένωσης;
  • Σε ποιον μπορώ να απευθυνθώ για ψυχολογική υποστήριξη;
  • Σε ποια ασφαλή νοσοκομεία ή/και κλινικές μπορώ να απευθυνθώ;
  • Τι καλύπτει η ασφάλειά μου;

Πρότυπο 5

ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Τα προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων στα προγράμματα και των εθελοντών που συλλέγονται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας επιλογής, κατάρτισης και υλοποίησης των δραστηριοτήτων στο πεδίο, πρέπει να τυγχάνουν χειρισμού σύμφωνα με τους ισχύοντες νόμους περί προστασίας δεδομένων, προκειμένου να αποφευχθεί κάθε πρόστιμο, δυσφήμιση ή αναστολή λειτουργίας ως αποτέλεσμα της μη συμμόρφωσης με τους ευρωπαϊκούς κανονισμούς περί προσωπικών δεδομένων.

  • Συμμορφωνόμαστε με την ευρωπαϊκή οδηγία και τους κανονισμούς περί προστασίας δεδομένων όσον αφορά το προσωπικό μας, τους εθελοντές μας και τους δικαιούχους μας;
  • Πώς διασφαλίζουμε την πρόληψη της χρήσης ακατάλληλων προσωπικών δεδομένων;
  • Πώς ελέγχουμε και παρακολουθούμε ότι δεν συμβαίνει ακατάλληλη χρήση;

Kατάλογος ελέγχου για τις οργανώσεις σχετικά με το νομικό πλαίσιο

Εργασίες
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Έχετε όλες τα προαπαιτούμενα στοιχεία
decoration ball purple seven
decoration ball yellow four

Συνεργασίες

Προκειμένου να συμμετάσχουν σε πρόσκληση υποβολής προτάσεων στο EU Aid Volunteers, οι οργανώσεις πρέπει να δημιουργήσουν συνεργασίες που να ταιριάζουν στο σκοπό του έργου. Στην περίπτωση των προγραμμάτων Τεχνικής Βοήθειας, οι συνεργασίες είναι μεταξύ ευρωπαϊκών οργανώσεων. Στην περίπτωση των προγραμμάτων Ανάπτυξης Ικανοτήτων και Αποστολής Εθελοντών, οι συνεργασίες απαρτίζονται από οργανώσεις αποστολής και υποδοχής ή/και οργανισμούς εξειδικευμένους σε οποιοδήποτε τομέα που σχετίζεται με τους στόχους ή τις δράσεις του έργου. Οι τελευταίοι συμμετέχουν ως συνεργάτες, συμβάλλοντας στην ενίσχυση της υλοποιούμενης δράσης μέσω των ειδικών δεξιοτήτων τους.

Προαπαιτούμενα οργανώσεων για συνεργασίες

Κλείσιμο

Άνοιγμα

1 Πρότυπα

Πρότυπο 6

ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΕΣ

Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής πρέπει να συνάψουν συμφωνία η οποία να διέπει τη διαχείριση των έργων που αφορούν την αποστολή εθελοντών σε τρίτες χώρες. Πρέπει να εκπονηθεί ένα πλαίσιο δράσης για τη διαχείριση των φάσεων πριν την αποστολή (αναχώρηση εθελοντών), κατά την αποστολή (πρόγραμμα στο πεδίο) και μετά την αποστολή εθελοντών. Αυτό εποπτεύει επίσης τον σεβασμό ορισμένων απαιτήσεων και αρχών, όπως η ισότητα, οι κοινές αξίες και το όραμα, η διαφάνεια, η ευθύνη, η υπευθυνότητα και η αξιοπιστία, η αμοιβαία εμπιστοσύνη, ο σεβασμός, η συμπληρωματικότητα, η ευελιξία, η προσαρμοστικότητα και η αμοιβαιότητα.

Kατάλογος ελέγχου για τις οργανώσεις σχετικά με τις συνεργασίες

Εργασίες
Checklist
Checklist
Έχετε όλες τα προαπαιτούμενα στοιχεία
decoration ball orange fifeteen
decoration ball yellow six

Κύκλος διαχείρισης Εθελοντών

Η καρδιά του προγράμματος EU Aid Volunteers είναι η επιλογή, η κατάρτιση και η αποστολή Ευρωπαίων εθελοντών στο πλαίσιο προγραμμάτων ανθρωπιστικής βοήθειας σε τρίτες χώρες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η αποτελεσματική διαχείριση των φάσεων πριν την αναχώρηση, κατά την αποστολή και κατά την επιστροφή στη βάση απαιτεί ειδικές διαδικασίες και τήρηση των προτύπων, ούτως ώστε να διασφαλιστεί η ποιότητα και η διαφάνειά τους.

Προαπαιτούμενα οργανώσεων σχετικά με τη διαχείριση εθελοντών

Κλείσιμο

Άνοιγμα

11 Πρότυπα

Πρότυπο 7

Ανάθεση εργασιών και επιλογή εθελοντών

Ο επαρκής καθορισμός των αναγκών της οργάνωσης υποδοχής επιτρέπει την επιλογή του καταλληλότερου ατόμου και την επίτευξη της αποτελεσματικότερης υλοποίησης της δραστηριότητας. Το πρόγραμμα απαιτεί από τις οργανώσεις υποδοχής και αποστολής να συνεργαστούν για να ορίσουν λεπτομερώς το προφίλ και τις δεξιότητες που ζητούνται από το EU Aid Volunteers κατά την επιλογή. Πέραν αυτού, απαιτεί επίσης τον προσδιορισμό τυχόν περαιτέρω απαιτήσεων μάθησης ή «εξάσκησης» που μπορεί να είναι απαραίτητες.

Πρότυπο 8

Σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης

Το πρόγραμμα EU Aid Volunteers θεωρεί θεμελιώδεις πτυχές τόσο την απόκτηση δεξιοτήτων κατά την αποστολή όσο και τον εντοπισμό των αποτελεσμάτων που επιτυγχάνουν οι εθελοντές. Έτσι, οι οργανώσεις πρέπει να φροντίσουν τη δημιουργία ενός σχεδίου μάθησης και ανάπτυξης που να καθορίζει την κατάσταση του εθελοντή πριν, κατά τη διάρκεια αλλά και μετά την εμπειρία.

Πρότυπο 9

Διαδικασίες προετοιμασίας πριν από την αποστολή των EU Aid Volunteers

Η οργάνωση αποστολής πρέπει να διασφαλίσει ότι οι εθελοντές θα εκπαιδευτούν επαρκώς πριν από την έναρξη της αποστολής, και ότι θα έχουν πρόσβαση σε όλα τα βασικά εργαλεία, θα γνωρίζουν πώς πρέπει να τα χρησιμοποιούν και θα κατανοούν το πως τηρούνται όλες οι απαιτούμενες διαδικασίες, ιδίως αυτές που αφορούν την ασφάλεια. Η οργάνωση πρέπει επίσης να καθορίσει ένα άτομο επικοινωνίας στο οποίο θα μπορούν να απευθυνθούν οι εθελοντές κατά τη διάρκεια του χρόνου τους στην οργάνωση

Πρότυπο 10

Μαθητεία

Tο πρόγραμμα EU Aid Volunteers παρέχει επίσης τη δυνατότητα μιας φάσης Μαθητείας στα γραφεία της οργάνωσης αποστολής, κατά τη διάρκεια της οποίας μπορούν να αξιολογούνται οι πραγματικές γνώσεις και ικανότητες του εθελοντή. Η κατανόηση των αδυναμιών και των κενών στην εξειδίκευση του εθελοντή, σε ένα «ασφαλές πλαίσιο», μπορεί να βοηθήσει την οργάνωση να προβλέψει τυχόν προβλήματα και να δώσει μια καλύτερη προσέγγιση και καλές πρακτικές.

Πρότυπο 11

Διαχείριση απόδοσης

Η παρακολούθηση των εθελοντών κατά τις διάφορες στιγμές της εμπειρίας τους ενθαρρύνει την ένταξή τους στις οργανώσεις. Αυτή η πτυχή περιλαμβάνει τη δημιουργία περισσότερο ή λιγότερο διαρθρωμένων περιοδικών δραστηριοτήτων (συναντήσεις, αξιολόγηση αποτελεσμάτων, κλπ.) για την υποστήριξη και την περαιτέρω ανάπτυξη των εθελοντών εντός των οργανώσεων.

Πρότυπο 12

Επαγγελματική και κοινωνική αναγνώριση

Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι αναγνώρισης και ανταμοιβής της εργασίας μέσα σε μια οργάνωση. Αυτοί περιλαμβάνουν την προώθηση τρόπων συμμετοχής των εθελοντών στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων και στις δραστηριότητες κατάρτισης, τη συμμετοχή σε εκδηλώσεις και την ενημέρωση αναφορικά με περαιτέρω ευκαιρίες εθελοντισμού ή/και ευκαιριών εργασίας.

Πρότυπο 13

Συνθήκες διαβίωσης

Το πρόγραμμα EU Aid Volunteers καλύπτει το κόστος των ταξιδιών, των υποχρεωτικών εμβολιασμών, των θεωρήσεων και της διαμονής, και εξασφαλίζει την αποτελεσματική διαχείριση των κινδύνων που συνδέονται με την υγεία, την ασφάλεια ή την προστασία. Η οργάνωση αποστολής πρέπει να εγγυηθεί ότι παρέχονται οι κατάλληλες συνθήκες διαβίωσης. Είναι επίσης υπεύθυνος για την αγορά αεροπορικών εισιτηρίων, την παροχή υποστήριξης για τις θεωρήσεις και την καταβολή «pocket money» στον εθελοντή – το ποσόν καθορίζεται από την ΕΕ, ανάλογα με το κόστος διαβίωσης της χώρας υποδοχής.

Πρότυπο 14

Συνθήκες εργασίας

Η οργάνωση αποστολής πρέπει να εξασφαλίζει επαρκείς συνθήκες εργασίας που να επιτρέπουν στους εθελοντές να εκτελούν τα καθήκοντά τους σε ένα ασφαλές και υγιεινό περιβάλλον, εξασφαλίζοντας την ευημερία και το κίνητρο τους (π.χ. 40 ώρες εργασίας ανά εβδομάδα το πολύ, 2 ημέρες άδεια ανά μήνα). Ο εθελοντής πρέπει επίσης να έχει πρόσβαση σε έναν μέντορα στην οργάνωση υποδοχής για να απευθυνθεί για κάθε είδους επαγγελματική βοήθεια.

Πρότυπο 15

Συμβόλαιο με τον εθελοντή

Το πρόγραμμα απαιτεί τη σύναψη συμβολαίου μεταξύ της οργάνωσης αποστολής και του εθελοντή. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις υποχρεώσεις και τις ευθύνες, να διευκρινίζει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις και να καθορίζει τη μέθοδο επίλυσης οποιασδήποτε διαμάχης που μπορεί να προκύψει. Επιπλέον, το συμβόλαιο αποτελεί τη δέσμευση του εθελοντή στην αποστολή και τις αξίες της οργάνωσης.

Πρότυπο 16

Ακεραιότητα και κώδικας δεοντολογίας

Ο κώδικας δεοντολογίας περιλαμβάνει μια σειρά δεσμεύσεων που σχετίζονται με την προσωπική και την επαγγελματική συμπεριφορά που πρέπει να σέβονται όλα τα μέλη της οργάνωσης (και οι εθελοντές). Ο κύριος στόχος αυτού του κώδικα είναι η εναρμόνιση της αποστολής, των αξιών και των αρχών μιας οργάνωσης με τους κανόνες που διέπουν την προσωπική και επαγγελματική συμπεριφορά των μελών του

Πρότυπο 17

Απολογισμός

Μετά την επιστροφή του εθελοντή στη βάση του, θα πρέπει να πραγματοποιείται απολογισμός με σκοπό την παράδοση ανατροφοδότησης σχετικά με το πρόγραμμα, την ολοκλήρωση του σχεδίου μάθησης και ανάπτυξης και την ενημέρωση του εθελοντή για τις επιλογές και τις ευκαιρίες που έχει για να συνεχίσει τη δέσμευσή του στον τομέα της ανθρωπιστικής βοήθειας και της ενεργού Ευρωπαϊκής πολιτότητας.

Κατάλογος ελέγχου για τις οργανώσεις σχετικά με τη διαχείριση εθελοντών

Εργασίες
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Έχετε όλες τα προαπαιτούμενα στοιχεία
decoration ball purple three
decoration ball green two
decoration ball orange three

Η διαδικασία πιστοποίησης

Διαδικασία: Η διαδικασία πιστοποίησης απαιτεί τη δημιουργία και τη συμπλήρωση ηλεκτρονικής φόρμας (διαδικτυακή φόρμα) μέσω της πύλης EACEA για το σκοπό αυτό. Πρέπει να επισυναφθούν ορισμένα έγγραφα, όπως και μια υπεύθυνη δήλωση, μια περιγραφή της εμπειρίας στον ανθρωπιστικό τομέα και η σύνταξη μιας φόρμας αυτοαξιολόγησης. Στην περίπτωση οργάνωσης υποδοχής, πρέπει επίσης να επισυναφθούν επιστολές αναφοράς. Τα άλλα υποχρεωτικά και προαιρετικά έγγραφα που απαιτούνται με το έντυπο αυτοαξιολόγησης αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην EACEA, αναγράφοντας ως θέμα του ηλεκτρονικού μηνύματος τον κωδικό αναφοράς/ ταυτοποίησης που παρέχεται από το σύστημα κατά την υποβολή της ηλεκτρονικής φόρμας.

 

Η εγγραφή στην πύλη συμμετεχόντων (http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html) και η κατοχή ενός κωδικού αναγνώρισης (PIC) είναι απαραίτητες για τη δημιουργία ηλεκτρονικής φόρμας. Μόλις αποκτηθεί ο κωδικός, ο αιτητής θα πρέπει να μπει στη σελίδα του EACEA που αφορά την χρηματοδότηση και την πιστοποίηση (https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/ ) και στη συνέχεια να προχωρήσει στη δημιουργία και την συμπλήρωση της ηλεκτρονικής φόρμας, χρησιμοποιώντας τις κατευθυντήριες γραμμές για υποστήριξη εάν είναι απαραίτητο, επισυνάπτοντας τα απαιτούμενα έγγραφα (αυτά εξαρτώνται από τον ρόλο της οργάνωσης). Τα έγγραφα μπορούν να επισυνάπτονται σε οποιαδήποτε από τις επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

 

Προθεσμία: Η αίτηση πιστοποίησης μπορεί να υποβληθεί ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια του έτους. Προς το παρόν η τελική ημερομηνία ορίστηκε για τις 30 Σεπτεμβρίου 2020, η οποία συμπίπτει με το κλείσιμο του τρέχοντος πλαισίου του προγράμματος, αλλά σύντομα θα ανακοινωθεί σύντομα η επόμενη τελική ημερομηνία.

 

Αποτέλεσμα πιστοποίησης: Η EACEA θα ανακοινώσει την απόφασή της εντός έξι μηνών από την παραλαβή της αίτησης πιστοποίησης. Εάν η αξιολόγηση είναι αρνητική, η οργάνωση μπορεί να υποβάλει εκ νέου αίτηση μόνο 12 μήνες μετά την ημερομηνία απόρριψης του EACEA. Ωστόσο, κατά τη διάρκεια αυτής της δωδεκάμηνης περιόδου, ηοργάνωση μπορεί να κάνει χρήση των προγραμμάτων Τεχνικής Βοήθειας και Ανάπτυξης Ικανοτήτων.

 

Οι οργανώσεις πρέπει να λαμβάνουν πιστοποίηση ανά τριετία, δείχνοντας ότι εξακολουθούν να συμμορφώνονται με τα πρότυπα. Η διαδικασία επαναπιστοποίησης περιλαμβάνει μια αυτοεπιβεβαίωση σχετικά με οποιεσδήποτε αλλαγές που αφορούν τα απαιτούμενα πρότυπα, καθώς και οποιαδήποτε σχετική υποστηρικτική τεκμηρίωση (π.χ. οι αλλαγές στην Ευρωπαϊκή οδηγία για την ιδιωτικότητα το 2018 προκάλεσαν αναθεωρήσεις εσωτερικών πολιτικών για την προστασία των δεδομένων).

Mηχανισμός πιστοποίησης των οργανώσεων αποστολής

Εάν επιθυμείτε να γίνετε οργάνωση αποστολής εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ (EU Aid Volunteers), η διαδικασία πιστοποίησης περιλαμβάνει αυτοαξιολόγηση βάσει «αποδεικτικών στοιχείων», μέσω υποβολής εγγράφων και πολιτικών που έχει υιοθετήσει η οργάνωση.

Η ηλεκτρονική φόρμα περιέχει μια σειρά υποχρεωτικών παραρτημάτων, που μπορείτε να δείτε στην παρακάτω λίστα.

Μόλις υποβληθεί η ηλεκτρονική φόρμα, ο υποψήφιος λαμβάνει έναν κωδικό αναφοράς/ ταυτοποίησης. Αυτός πρέπει να χρησιμοποιηθεί για την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον EACEA, το οποίο να περιέχει τα υποχρεωτικά έγγραφα που απαιτούνται για την ικανοποίηση των προτύπων καθώς και άλλα προαιρετικά έγγραφα (π.χ. θέμα: Συνημμένα για την αίτηση XXXXXX – EUAV-1-201X-1-XX-EUAV-CERT).

Εάν η οργάνωση είναι ήδη εταίρος της DG ECHO, απαλλάσσεται από την υποβολή ορισμένων υποχρεωτικών εγγράφων (τμήματα 2 και 3 του εντύπου αυτοαξιολόγησης) σύμφωνα με την ισχύουσα συμφωνία-πλαίσιο. Θα πρέπει ωστόσο να παραθέτει τον κωδικό αναφοράς/ ταυτοποίησης FPA (Συμφωνία-πλαίσιο Συνεργασίας) στο σχετικό τμήμα.

Έγγραφα που απαιτούνται από τις οργανώσεις αποστολής

Κλείσιμο

Άνοιγμα

4 Έγγραφα

Εγγραφο A

ένα έντυπο αυτοαξιολόγησης πλήρως συμπληρωμένο

ένα έντυπο αυτοαξιολόγησης πλήρως συμπληρωμένο, το οποίο καλύπτει όλα τα πρότυπα και τις διαδικασίες που απαιτούνται για να θεωρηθεί η οργάνωση ως οργάνωση αποστολής εθελοντών. Το έντυπο παρέχει, για ορισμένα σημεία, διευκρίνιση για το κατά πόσον η απαίτηση ικανοποιείται ήδη πλήρως από τις πολιτικές και πρακτικές της οργάνωσης ή αν η οντότητα αναλαμβάνει να επιτύχει αυτούς τους όρους μέσω ορισμένων μέτρων

Εγγραφο B

υπεύθυνη δήλωση

υπεύθυνη δήλωση, υπογεγραμμένη από το πρόσωπο που είναι εξουσιοδοτημένο να εκπροσωπεί νόμιμα την οργάνωση αποστολής

Εγγραφο C

Kατάλογος αυτοαξιολόγησης

κατάλογο αυτοαξιολόγησης σχετικά με τις πολιτικές ασφάλειας και προστασίας που έχει ήδη θεσπίσει η οργάνωση, διευκρινίζοντας σε ποιο συνημμένο έγγραφο καλύπτεται κάθε σημείο

Εγγραφο D

έναν κατάλογο προηγούμενων εμπειριών στον τομέα της ανθρωπιστικής βοήθειας

Τέλος, ζητείται από την οργάνωση να επισυνάψει έναν κατάλογο προηγούμενων εμπειριών στον τομέα της ανθρωπιστικής βοήθειας

Mηχανισμός πιστοποίησης για τις οργανώσεις υποδοχής

Προκειμένου μια οργάνωση να γίνει οργάνωση υποδοχής εθελοντών του EU Aid Volunteers, η διαδικασία πιστοποίησης περιλαμβάνει μια αυτοαξιολόγηση που βασίζεται σε «αναφορές». 

Αν είστε εθνικό τμήμα σε τρίτη χώρα μιας ήδη πιστοποιημένης οργάνωσης αποστολής της Ευρωπαϊκής Ένωσης – π.χ. δεν έχετε ανεξάρτητο νομικό καθεστώς – μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για απλοποιημένη πιστοποίηση. Αυτή βασίζεται στις συστατικές επιστολές που απαιτούνται στη φόρμα αυτοαξιολόγησης, αλλά περιλαμβάνει μικρότερο αριθμό προτύπων, δεδομένου ότι ορισμένα από αυτά έχουν ήδη επαληθευτεί μέσω της πιστοποίησης των κεντρικών σας γραφείων στην ΕΕ.

Μόλις υποβληθεί η ηλεκτρονική φόρμα, ο υποψήφιος λαμβάνει έναν κωδικό αναφοράς/ ταυτοποίησης. Αυτός πρέπει να χρησιμοποιηθεί για την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον EACEA με την προαιρετική τεκμηρίωση σχετικά με τα πρότυπα ή τις διαδικασίες, για να παρουσιάσει την εμπειρία και/ή τις εσωτερικές πολιτικές της οργάνωσης.

Έγγραφα που απαιτούνται από τις οργανώσεις υποδοχής

Κλείσιμο

Άνοιγμα

4 Έγγραφα

Eγγραφo A

ένα έντυπο αυτοαξιολόγησης πλήρως συμπληρωμένο

ένα έντυπο αυτοαξιολόγησης πλήρως συμπληρωμένο, το οποίο καλύπτει όλα τα πρότυπα και τις διαδικασίες που απαιτούνται για να θεωρηθεί ως οργάνωση υποδοχής εθελοντών. Το έντυπο παρέχει, για ορισμένα σημεία, διευκρίνιση για το κατά πόσον η απαίτηση ικανοποιείται ήδη πλήρως από τις πολιτικές και πρακτικές της οργάνωσης ή αν η οντότητα αναλαμβάνει να επιτύχει αυτούς τους όρους μέσω ορισμένων μέτρων;

Eγγραφo B

υπεύθυνη δήλωση

υπεύθυνη δήλωση, υπογεγραμμένη από το πρόσωπο που είναι εξουσιοδοτημένο να εκπροσωπεί νόμιμα την οργάνωση αποστολής

Eγγραφo C

Τρείς υποχρεωτικές συστάσεις

τρεις υποχρεωτικές συστατικές επιστολές στις οποίες οι υπογράφοντες διευκρινίζουν ότι διατηρήθηκαν τα καθορισμένα πρότυπα (ή το επίπεδο προτύπων) κατά τη διάρκεια της συνεργασίας μεταξύ αυτών και του υποψήφιου φορέα. Οι συστατικές επιστολές δεν πρέπει κατ’ ανάγκην να καλύπτουν όλα τα απαιτούμενα πρότυπα, αλλά μόνο εκείνα που επιτεύχθηκαν / καλύφθηκαν κατά τη διάρκεια της περιόδου συνεργασίας. Οι συστατικές επιστολές πρέπει να προέρχονται από τουλάχιστον δύο φορείς από τις ακόλουθες κατηγορίες:

  • πιστοποιημένη οργάνωση αποστολής ή υποδοχής, με την οποία η υποψήφια οργάνωση είχε, έχει ή σχεδιάζει να έχει συνεργασία
  • εταίρος ανθρωπιστικής βοήθειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής με ισχύουσα συμφωνία-πλαίσιο, για την οποία έχει ήδη εργαστεί ο υποψήφιος
  • διεθνής ή μη-κερδοσκοπικός οργανισμός ή Οργανισμός / φορέας δημόσιου ή πολιτικού δικαίου με τον οποίο έχει ήδη εργαστεί ο υποψήφιος
  • έναν οργανισμό διαπίστευσης ή ελέγχου που έχει πιστοποιήσει την υποψήφια οργάνωση σε τομείς που σχετίζονται με το πρόγραμμα EU Aid Volunteers

Eγγραφo D

Κατάλογος προηγούμενων εμπειριών στον τομέα της ανθρωπιστικής βοήθειας

Ζητείται από την οργάνωση να επισυνάψει έναν κατάλογο προηγούμενων εμπειριών στον τομέα της ανθρωπιστικής βοήθειας

Ανακαλύψτε τους εταίρους μας