Cómo participar

El primer paso consiste en recibir la certificación otorgada por la EACEA (Agencia Ejecutiva en el ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural de la Unión Europea). Esta certificación tiene el objetivo de garantizar la calidad de la competencia y de la responsabilidad de las organizaciones participantes (ambas, las de envío y las de acogida) durante la gestión del voluntariado, para asegurar la correcta implementación del programa y una experiencia positiva para los/as voluntarios/as.

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Los actores involucrados

La iniciativa EU Aid Volunteers está dirigida a ciudadanos/as, organizaciones sin fines de lucro e instituciones públicas activas en el sector de la ayuda humanitaria, con sede en Europa o en países fuera de la Unión Europea. Los actores involucrados se subdividen en organizaciones de envío, organizaciones de acogida y voluntarios/as, dependiendo del tipo de proyecto en el cual los actores participan y de cuál es su rol.

Una entidad que aspira a ser organización de envío tiene que estar certificada y tener su sede en Europa. Las elegibles son:

  • organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro creadas en un estado miembro de la UE;
  • organismos civiles de derecho público que pertenecen a un estado miembro;
  • federaciones internacionales de las sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja.

Las organizaciones de envío pueden estar involucradas en proyectos de Asistencia Técnica para ayudar durante el proceso de certificación y/o apoyar las otras organizaciones en fortalecer sus estándares y convertirse en organizaciones de envío. Además, una vez certificadas, éstas pueden gestionar el envío de voluntarios/as en proyectos de Despliegue.

 

Las organizaciones de acogida tienen oficinas en cualquier nación fuera de la Unión Europea y allí donde tienen lugar las operaciones de ayuda humanitaria. Pueden ser:

  • organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro operativas o creadas en países fuera de la UE;
  • organismos civiles de derecho público gobernados por las leyes de ese país fuera de la UE;
  • organismos internacionales y agencias.

La certificación es necesaria para convertirse en organizaciones de acogida. Una potencial organización de acogida puede participar en proyectos de Capacitación para recibir apoyo durante el proceso de certificación. Una vez certificadas, éstas pueden acoger voluntarios/as en sus instalaciones a través de proyectos de Despliegue.

 

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Estándares y pautas

Para obtener la certificación y participar en las convocatorias de propuestas de proyectos, las organizaciones interesadas deben cumplir 17 estándares de calidad que abarcan 3 categorías diferentes: marco legislativo, colaboraciones de envío y acogida, gestión del voluntariado.

Cumpliendo los 17 estándares establecidos por la Unión Europea, las organizaciones aspirantes muestran que: cumplen los reglamentos específicos y respetan los procedimientos de seguridad y de prevención; aseguran una selección y una gestión transparente de voluntarios/as, garantizándoles condiciones de vida y trabajo adecuadas durante el entero período de despliegue; son capaces de establecer y mantener colaboraciones, que son vitales para apoyar al/a voluntario/a durante todas las fases de las actividades de voluntariado y para asegurar el éxito del programa.

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Marco legal

Los primeros 5 estándares requeridos por la iniciativa se refieren a las políticas y a los procedimientos que tienen que ser adquiridos por las organizaciones de envío y de acogida, y demostrados a través de ciertos documentos, donde aplica. Estos se centran sobre medidas de seguridad y de protección para salvaguardar voluntarios y voluntarias y el personal involucrado en los proyectos implementados.

Requisitos sobre el marco legal para organizaciones

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5 Estándar

Estándar 1

DEBER DE CUIDADO/MEDIDAS DE SEGURIDAD

Se requiere un plan de seguridad para garantizar la protección de voluntarios/as y del personal, y para prevenir y hacer frente a cualquier accidente/incidente o evento que pueda perjudicar el bienestar físico de estas personas. El plan tiene que proporcionar medidas específicas y procedimientos para minimizar y/o evitar el impacto de riesgos identificados, como planes de evacuación, análisis de contexto, y especificación de roles y responsabilidades. Las organizaciones deben ser capaces de responder a estas preguntas:

  • ¿Cuáles son mayores riesgos en el país de acogida (secuestros, inundaciones, incendios…)?
  • ¿Cuáles medidas deben ser aplicadas para prevenirlos?
  • ¿Qué conducta debería ser adoptada en el caso de algún accidente/incidente?
  • ¿Cuáles procedimientos deberían ser aplicados?
  • ¿Quién debería ser contactado en caso de accidente/incidente?
  • ¿Dónde puedo encontrar información actualizada sobre la situación del país de acogida?
  • ¿Qué conducta debería ser evitada?

Estándar 2

IGUALDAD DE OPORTUNIDADES Y NO DISCRIMINACIÓN

Las organizaciones interesadas deben defender una política de tolerancia cero de la discriminación de cualquier tipo, ofreciendo a todas las personas involucradas en el programa un acceso igual, justo y transparente a las oportunidades. Por tanto, las organizaciones deben desarrollar e implementar oportunidades iguales y políticas de no discriminación.

  • ¿Qué formas de discriminación pueden existir en el país?
  • ¿Qué medidas se adoptan para evitarlas (formación, briefing…)?
  • ¿Están en consonancia con la legislación nacional y Europa?
  • ¿Quién debería contactar si los estándares no son respetados?
  • ¿Cómo ocurre la selección del personal y del voluntariado y el proceso de reclutamiento?

Estándar 3

SALVAGUARDANDO NIÑOS/AS Y ADULTOS VULNERABLES

A la luz del alto riesgo al cual están expuestas las personas vulnerables, las organizaciones se comprometen a defenderlas, introduciendo estrategias para reducir los riesgos y para asegurar un ambiente seguro, apropiado y respetable para beneficiarios/as, voluntarios/as y todo el personal.

  • ¿A cuáles riesgos están expuestos los grupos vulnerables en las áreas en las cuales operamos?
  • ¿Cómo puedo señalar un abuso, si este ocurre?
  • ¿Cuáles medidas de prevención puedo adoptar (comportamiento de evitar, formaciones y cursos de sensibilización, controles frecuentes y monitoreo, selección cuidadosa del personal…)?
  • ¿Cómo deberían ser asistidas las víctimas de abuso? ¿Y cuáles conductas deberían expresarse hacia el/la acusado/a?

Estándar 4

SALUD Y SEGURIDAD

La iniciativa requiere que las organizaciones de envío y de acogida garanticen y protejan la salud y el bienestar físico de voluntarios/as. Por lo tanto, las organizaciones deben asegurar medidas de prevención, información, formación, asistencia y seguimiento.

  • ¿Cuáles son los mayores riesgos relacionados a la salud en el país de acogida?
  • ¿Qué acciones deberían ser emprendidas para evitar contraer enfermedades (vacunas, tratamiento preventivo, buenas prácticas…)?
  • ¿Qué medidas deberían ser adoptadas para evitar el agotamiento?
  • ¿A quién puedo acudir para apoyo psicológico?
  • ¿A cuáles hospitales y/o clínicas seguras puedo acudir?
  • ¿Qué cubre mi seguro?

Estándar 5

PROTECCIÓN DE DATOS

Los datos personales de candidatos/as y voluntarios/as del programa, recolectados durante todo el proceso de selección, formación e implementación de actividades en terreno, deberán manipularse en conformidad con las leyes de protección de datos en vigor, con el fin de evitar multas, pérdida de reputación o suspensión de las operaciones a causa del incumplimiento de los reglamentos europeos que conciernen los datos personales.

  • ¿Cumplimos con la directiva europea y los reglamentos de protección de datos relativos a nuestro personal, voluntariado y beneficiarios?
  • ¿Cómo aseguramos la prevención del uso inapropiado de datos personales?
  • ¿Cómo controlamos y monitoreamos que el uso inapropiado no ocurra?

Lista de comprobación sobre el marco legal para las organizaciones

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Colaboraciones

Para participar en la convocatoria de propuestas de EU Aid Volunteers, las organizaciones deben formar colaboraciones para lograr el objetivo del proyecto. En el caso de la Asistencia Técnica, las colaboraciones son entre organizaciones europeas; para Capacitación y Despliegue, éstas están constituidas por organizaciones de envío y acogida y/o organizaciones especializadas en cualquier área pertinente a las metas y a las acciones del proyecto. Estas últimas participan como socios, contribuyendo a fortalecer la acción implementada a través de habilidades específicas.

Requisitos sobre partenariados para las organizaciones

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1 Estándar

Estándar 6

COLABORACIONES

Organizaciones de envío y de acogida deben establecer un acuerdo para liderar proyectos que involucran el despliegue de voluntarios a terceros países. Se debe diseñar un marco de acción para gestionar las fases de pre-despliegue, despliegue y post-despliegue; este también vigila el respeto de ciertos requerimientos y principios, como la igualdad, valores y visión compartidos, transparencia, responsabilidad, rendición de cuentas y fiabilidad, confianza mutua, respeto, complementariedad, flexibilidad, adaptabilidad y reciprocidad.

Lista de comprobación sobre partenariados para tu organización

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Ciclo de gestión del Voluntariado

El núcleo de la iniciativa EU Aid Volunteers es la selección, la formación y el envío de voluntarios europeos como parte de proyectos de ayuda humanitaria en terceros países. Es por esto que una gestión eficiente de las fases de pre-despliegue, despliegue y regreso-a-sede requiere procedimientos específicos y respeto de estándares que aseguran su calidad y transparencia.

Requisitos sobre la gestión del voluntariado dirigidos a l as organizaciones

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11 Estándar

Estándar 7

Selección y asignación de tareas del Voluntariado

Una definición adecuada de las necesidades de la organización de acogida permite la selección de la persona más adecuada y lograr una implementación más efectiva de las actividades. El programa requiere que las organizaciones de envío y de acogida trabajen juntas para detallar el perfil y las habilidades demandadas a voluntarios/as EU Aid Volunteers para considerar durante la selección, identificando asimismo cualquier otro requerimiento adicional que pueda ser necesario en cuanto a aprendizaje u orientación.

Estándar 8

Plan de aprendizaje y desarrollo

La iniciativa EU Aid Volunteers considera aspectos fundamentales la adquisición de habilidades durante el despliegue así como la identificación de resultados logrados por voluntarios/as. Por lo tanto, las organizaciones deben crear un plan de aprendizaje y desarrollo que detalle la situación de voluntarios/as antes, durante y después de la experiencia.

Estándar 9

Procedimientos de preparación del pre-despliegue de EU Aid Volunteers

La organización de envío tiene que asegurar que los/as voluntarios/as reciban formación exhaustiva antes del comienzo del despliegue, y que tengan acceso a todas las herramientas principales, que sepan cómo usarlas y que comprendan cómo respetar todos los procedimientos requeridos, especialmente los que conciernen la seguridad. La organización debe asimismo especificar una persona de contacto a la cual los/as voluntarios/as puedan acudir durante su estancia en la organización.

Estándar 10

Apprenticeships

La iniciativa EU Aid Volunteers también ofrece la oportunidad de una fase de apprenticeship (aprendizaje) en las oficinas de la organización de envío, durante la cual el conocimiento real y las habilidades del/la voluntario/a podrán ser evaluadas. Identificar las debilidades y las lagunas de experiencia del/a voluntario/a en un ‘contexto seguro’ puede ayudar a la organización a prever potenciales problemas y ofrecer un mejor planteamiento y buenas prácticas.

Estándar 11

Gestión del rendimiento

Monitorear los/as voluntarios/as durante los diferentes momentos de su experiencia anima su integración en las organizaciones. Este aspecto involucra el establecimiento de actividades periódicas más o menos estructuradas (reuniones, evaluación de los resultados, etc.) para apoyar y profundizar el desarrollo de los/as voluntarios/as en las organizaciones.

Estándar 12

Reconocimiento profesional y social

Hay muchas maneras diferentes de reconocer y recompensar el trabajo en una organización. Éstas incluyen la promoción de canales para involucrar a los/as voluntarios/as en los procesos de toma de decisión, en actividades de formación y en eventos conmemorativos, y la información sobre oportunidades de voluntariado y/o trabajo.

Estándar 13

Condiciones de vida

La iniciativa EU Aid Volunteers cubre los costes de viaje, vacunas obligatorias, visados, alojamientos y asegura la gestión eficiente de cualquier riesgo relacionado a salud o seguridad. Por ello, las organizaciones de envío deben garantizar unas condiciones de vida adecuadas. También son responsables de comprar los billetes de avión, proporcionar apoyo para visados y pagar el ‘dinero para gastos’ a los/as voluntarios/as; este último es establecido por la UE, dependiendo de los costes de vida del país de acogida.

Estándar 14

Condiciones de trabajo

La organización de envío debe asegurar unas condiciones de trabajo adecuadas que permitan a los/as voluntarios/as llevar a cabo sus tareas en un ambiento seguro y saludable, garantizando su bienestar y motivación (por ejemplo, 40 horas máximas de trabajo a la semana, 2 días de descanso cada mes). El/la voluntario/a debe asimismo tener acceso a un mentor en la organización de acogida, al cual acudir para cualquier tipo de asistencia profesional.

Estándar 15

Contrato con los/as voluntarios/as

La iniciativa requiere la elaboración de un contrato entre la organización de envío y el/la voluntario/a. Este debería establecer todas las obligaciones y responsabilidades, clarificar derechos y deberes, y especificar el método para resolver cualquier controversia que pueda surgir. Además, el contrato simboliza el compromiso del/la voluntario/a hacia la misión y hacia los valores de la organización.

Estándar 16

Integridad y código de conducta

El código de conducta incluye una serie de compromisos relacionados al comportamiento personal y profesional que todos los miembros de la organización (voluntarios/as incluidos) deben respetar. El objetivo principal de este código es el de armonizar la misión, los valores y los principios de una organización con reglamentos que aplican a la conducta personal y profesional de sus miembros.

Estándar 17

Debriefing

En cuanto el/la voluntario/a regrese a la sede, deberá realizarse un debriefing con los objetivos de: adquirir opiniones sobre la iniciativa; finalizar el plan de formación y desarrollo; informar los/as voluntarios/as de las opciones y oportunidades para continuar su compromiso en el sector de la ayuda humanitaria y con una ciudadanía europea activa.

Lista de comprobación sobre gestión del voluntariado para tu organización

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El proceso de certificación

Procedimiento: El proceso de certificación consiste en crear y rellenar un formulario de solicitud electrónico online a través del portal de la EACEA; hay que adjuntar algunos documentos como la declaración de honor, una descripción de la experiencia en el sector humanitario y rellenar un documento de autoevaluación. En caso de ser una organización de acogida, hay que adjuntar también cartas de referencia. Todos los documentos obligatorios y opcionales requeridos con el documento de autoevaluación deben ser enviados por correo a la EACEA, poniendo como objeto del correo el código de identificación generado por el sistema en el momento del envío del formulario de solicitud electrónico.

 

El registro en el portal de los participantes (http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html) y la posesión de un código de identificación (PIC) son esenciales para poder crear un formulario de solicitud electrónico (eForm). Una vez obtenido el código, el solicitante debe acceder a la sección de la EACEA sobre financiación y certificación (https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/ ), y luego proceder a crear y rellenar un formulario electrónico, usando las pautas como apoyo en caso de necesidad, adjuntando los documentos requeridos (dependiendo del rol de la organización). Los documentos deben estar escritos en uno de los idiomas oficiales de la UE.

 

Plazo: La aplicación de certificación puede ser enviada en cualquier momento durante el año. El plazo indicativo por ahora es el 30 de septiembre 2020, que coincide con la clausura del actual programa marco, pero el próximo plazo será anunciado en breves.

 

Resultado de la Certificación: la EACEA anunciará su decisión dentro de seis meses desde la recepción de la solicitud de certificación. Si la evaluación es negativa, la organización podrá volver a presentar una solicitud apenas 12 meses después de la fecha de rechazo de la EACEA. No obstante, durante estos 12 meses, la organización podrá participar en los programas de Capacitación y Asistencia Técnica.

 

Las organizaciones deben obtener una certificación cada 3 años, mostrando que todavía cumplen los estándares. El nuevo proceso de certificación incluye una autodeclaración de cualquier cambio que haya ocurrido en relación con los estándares requeridos o a la documentación de apoyo relativa (por ejemplo, los cambios a la directiva europea de privacidad de 2018 originaron revisiones de las políticas internas sobre la protección de datos).

El mecanismo de certificación para las organizaciones de envío

Si quieres ser una organización de envío para los voluntarios de la ayuda humanitaria de la UE, el proceso de certificación incluye una autoevaluación basada en la ‘evidencia’, a través del envío de documentos y políticas adoptados por la organización.

El formulario online contiene una serie de anejos obligatorios, que puedes leer en el listado a continuación.

Una vez enviado el formulario electrónico (eForm), el solicitante recibirá un número de referencia; esta referencia deberá utilizarse en el correo electrónico que se debe enviar a la Agencia (EACEA) con la documentación obligatoria que evidencia que la organización cumple con todos los estándares, además de documentos opcionales adicionales (por ejemplo, objeto: Adjuntos a la aplicación XXXXXX – EUAV- 1-201X-1-XX-EUAV-CERT).

Si la organización ya es socia de DG ECHO, está exonerada de enviar ciertos documentos obligatorios (secciones 2 y 3 del documento de autoevaluación) de acuerdo con el marco existente; sin embargo, debería citar el código de referencia del FPA (Framework Partnership Agreement) en la sección relevante.

Documentos que se solicitan a las organizaciones de envío

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4 Documentos

Documento A

Un documento de autoevaluación que debe ser rellenado en su totalidad

Un documento de autoevaluación que debe ser rellenado en su totalidad; éste cubre todos los estándares y procedimientos implicados para ser considerados una organización de envío de voluntarios; el documento requiere también, en algunos puntos, especificar si los requisitos en materia de las políticas y las prácticas de la organización se cumplen en su totalidad o parcialmente, o si el organismo se compromete a lograr esas condiciones a través de ciertas medidas

Documento B

Una declaración de honor

Una declaración de honor, firmada por la persona cualificada para representar legalmente la organización de envío

Documento C

Una lista de autoevaluación

Una lista de autoevaluación sobre las políticas de seguridad ya introducidas por la organización, especificando en qué documento se cubre cada punto

Documento D

una lista de experiencias previas en la ayuda humanitaria

Finalmente, se pide a la organización adjuntar una lista de experiencias previas en la ayuda humanitaria

El mecanismo de certificación para las organizaciones de acogida

Para convertirse en una organización de acogida de EU Aid Volunteers, el proceso de selección incluye una autoevaluación basada en ‘referencias’. 

Si la organización en cuestión es una filial en un tercer país de una organización de envío de la UE ya certificada – es decir, que no tienes un estatus legal independiente – ésta podrá presentar la solicitud de certificación a través de un procedimiento simplificado. Éste se basa en cartas de referencia requeridas en el documento de autoevaluación pero incluye un número menor de estándares, puesto que algunos de ellos ya han sido verificados en la certificación de la sede europea.

Una vez enviado el formulario electrónico, el solicitante recibirá un número de referencia; éste deberá ser usado en la correspondencia con la Agencia (EACEA), que contiene la documentación opcional relacionada a los estándares o a los procedimientos, para ilustrar la experiencia y/o las políticas internas de la organización.

Documentos que se solicitan a las organizaciones de acogida

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4 Documentos

Documento A

Un documento de autoevaluación que debe ser rellenado en su totalidad

Un documento de autoevaluación que debe ser rellenado en su totalidad; éste cubre todos los estándares y procedimientos implicados para ser considerados una organización de envío de voluntarios; el documento requiere también, en algunos puntos, especificar si los requisitos en materia de las políticas y las prácticas de la organización se cumplen en su totalidad o parcialmente, o si el organismo se compromete a lograr esas condiciones a través de ciertas medidas;

Documento B

Una declaración de honor

Una declaración de honor, firmada por la persona cualificada para representar legalmente la organización de envío

Documento C

Tres referencias obligatorias

Tres referencias obligatorias en las cuales el aval especifica que los estándares establecidos (o el nivel de estándar) han sido mantenidos durante la colaboración entre él y el organismo solicitante. Las cartas de referencia no tienen que cubrir todos los estándares requeridos necesariamente, sino que solo esos logrados o experimentados durante el período de colaboración. Los avales tienen que pertenecer a por lo menos 2 de estas categorías:

  • Una organización de envío o de acogida ya certificada con la cual la organización solicitante ha tenido, tiene o tendrá colaboraciones;
  • Un socio de ayuda humanitaria de la Comisión Europea dentro del acuerdo marco vigente y con el cual el solicitante ya ha trabajado;
  • Una organización internacional o sin fines de lucro o un organismo civil de derecho público con el cual el solicitante ya ha trabajado;
  • Una organización de acreditación o de auditoría que ha certificado la organización solicitante en áreas pertinentes a la iniciativa EU Aid Volunteers;

Documento D

una lista de experiencias previas en la ayuda humanitaria

Finalmente, se pide a la organización adjuntar una lista de experiencias previas en la ayuda humanitaria.

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