Comment participer

La première étape consiste à recevoir la certification délivrée par l’EACEA (Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture » de l’Union européenne). Cette certification a pour objectif de garantir la qualité de la compétence et de la responsabilité des organisations participantes (celle d’envoi comme celle d’accueil) durant la gestion du volontariat, et de s’assurer ainsi de la mise en œuvre correcte du programme et d’une expérience positive pour les volontaires.

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Les acteurs impliqués

L’initiative EU Aid Volunteers s’adresse aux citoyennes et citoyens, organisations à but non lucratif et institutions publiques actives dans le domaine de l’aide humanitaire, dont le siège se trouve en Europe ou dans des pays hors de l’Union européenne. Les acteurs impliqués sont subdivisés en organisations d’envoi, organisations d’accueil et volontaires, en fonction du type de projet auquel les acteurs participent et du rôle de chacun.

Une entité qui aspire à devenir une organisation d’envoi doit être certifiée et avoir son siège en Europe. Les entités éligibles sont:

  • organisations non gouvernementales à but non lucratif créées dans un État membre de l’Union européenne;
  • organismes civiles de droit public qui appartiennent à un État membre;
  • fédérations internationales des sociétés de la Croix Rouge et du Croissant-Rouge.

Les organisations d’envoi peuvent être impliquées dans des projets d’assistance technique pour apporter leur soutien durant le processus de certification ou aider les autres organisations à renforcer leurs normes et à devenir des organisations d’envoi. En outre, une fois certifiées, ces dernières peuvent gérer l’envoi de volontaires dans des projets de déploiement.

 

Les organisations d’accueil disposent de centres dans une nation hors de l’Union européenne dans lesquels ont lieu les opérations d’aide humanitaire. Les entités éligibles sont:

  • organisations non gouvernementales à but non lucratif opérant ou ayant été créées dans des pays hors de l’UE;
  • organismes civiles de droit public régis par les lois de ces pays hors de l’UE;
  • organismes internationaux et agences.

La certification leur est nécessaire pour devenir une organisation d’accueil. Une potentielle organisation d’accueil peut participer à des projets de formation pour recevoir un soutien pendant le processus de certification. Une fois certifiées, celles-ci peuvent accueillir des volontaires dans leurs installations à travers des projets de déploiement.

 

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Normes et règles

Pour obtenir la certification et participer aux appels à propositions de projets, les organisations intéressées doivent respecter 17 normes de qualité qui comprennent trois catégories différentes : cadre juridique, collaborations d’envoi et d’accueil, gestion du volontariat.

En respectant les 17 normes établies par l’Union européenne, les organisations aspirantes montrent que : elles respectent les règlements spécifiques et les procédures de sécurité et de prévention ; elles garantissent une sélection et une gestion transparentes des volontaires, afin de leur offrir des conditions de vie et de travail appropriées pendant toute la période de déploiement ; elles sont capables d’établir et de maintenir des collaborations qui s’avèrent vitales pour soutenir le ou la volontaire pendant toutes les phases des activités de volontariat et pour assurer la réussite du programme.

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Cadre juridique

Les cinq premières normes requises par l’initiative font référence aux politiques et aux procédures qui doivent être adoptées par les organisations d’envoi et d’accueil, et démontrées à l’aide de certains documents, le cas échéant. Ces procédures et politiques portent sur les mesures de sécurité et de protection des volontaires et du personnel impliqués dans les projets mis en œuvres.

Exigences, pour les organisations, concernant le cadre juridique

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5 Normes

Norme 1

DEVOIR DE PROTECTION/MESURES DE SÉCURITÉ

Un plan de sécurité est requis afin de garantir la protection des volontaires et du personnel, et pour prévenir et faire face à tout accident/incident ou évènement susceptible de mettre en péril l’intégrité physique de ces personnes. Le plan doit apporter des mesures spécifiques et des procédures visant à minimiser ou éviter l’impact des risques identifiés, ainsi que des plans d’évacuation, une analyse de contexte, et la définition des rôles et responsabilités de chacun. Les organisations doivent être capables de répondre à ces questions:

  • Quels sont les plus grands risques dans le pays d’accueil (enlèvements, inondations, incendies, etc.)?
  • Quelles mesures doivent être appliquées en prévention?
  • Quelle conduite adopter en cas d’accident/incident?
  • Quelles procédures doivent être appliquées?
  • Qui contacter en cas d’accident/incident?
  • Où puis-je trouver des informations à jour sur la situation du pays d’accueil?
  • Quelle conduite est à éviter?

Norme 2

ÉGALITÉ DES CHANCES ET NON-DISCRIMINATION

Les organisations intéressées doivent défendre une politique de tolérance zéro de la discrimination de tout type, en garantissant l’égalité des chances et la transparence aux personnes engagées dans le programme. Les organisations doivent donc développer et mettre en œuvre des politiques d’égalité des chances et de non-discrimination.

  • Quelles formes de discrimination existe-t-il dans le pays?
  • Quelles mesures sont adoptées pour les éviter (formation, briefing, etc.)?
  • Sont-elles conformes à la législation nationale et européenne?
  • Qui contacter si les normes ne sont pas respectées?
  • Comment se déroulent la sélection et le processus de recrutement du personnel et du volontaire?

Norme 3

PROTECTION DES ENFANTS ET ADULTES VULNÉRABLES

À la lumière du risque élevé auquel sont exposées les personnes vulnérables, les organisations s’engagent à les défendre, par l’introduction de stratégies visant à réduire les risques et garantir un environnement sûr, approprié et respectable pour les bénéficiaires, volontaires et l’ensemble du personnel.

  • À quels risques sont exposés les groupes vulnérables dans les régions dans lesquelles nous opérons?
  • Comment puis-je signaler un abus?
  • Quelles mesures de prévention puis-je adopter (comportement à éviter, formations et cours de sensibilisation, contrôles fréquents et suivi, sélection méticuleuse du personnel, etc.)?
  • Comment les victimes d’abus doivent-elles être secourues ? Et quelles sont les conduites à adopter envers l’accusé(e)?

Norme 4

SANTÉ ET SÉCURITÉ

L’initiative requiert que les organisations d’envoi et d’accueil garantissent et protègent la santé et l’intégrité physique des volontaires. Les organisations doivent pour cela prendre des mesures de prévention, information, formation, assistance et suivi.

  • Quels sont les plus grands risques en matière de santé dans le pays d’accueil?
  • Quelles mesures devraient-être prises pour éviter de contracter des maladies (vaccins, traitement préventif, bonnes pratiques, etc.)?
  • Quelles mesures doivent être adoptées pour éviter l’épuisement?
  • Vers qui puis-je me tourner pour un soutien psychologique?
  • À quels hôpitaux ou cliniques sûrs puis-je me rendre?
  • Qu’est-ce que mon assurance couvre?

Norme 5

PROTECTION DES DONNÉES

Les données personnelles des candidats et volontaires du programme, collectées durant le processus de sélection, formation et mise en œuvre d’activités sur le terrain, devront être gérées conformément aux lois en vigueur relatives à la protection des données, afin d’éviter toutes amendes, perte de réputation ou suspension des opérations à cause du non-respect des règlements européens relatifs aux données personnelles.

  • Respectons-nous la directive européenne et les règlements de protection des données relatives à notre personnel, nos volontaires et les bénéficiaires?
  • Comment assurons-nous la prévention contre l’utilisation inappropriée de données personnelles?
  • Comment contrôlons-nous et veillons-nous à éviter leur utilisation inappropriée?

LISTE DE VÉRIFICATION DU MANUEL

À faire
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Vous avez toutes les exigences requises
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Collaborations

Pour participer à l’appel à propositions d’EU Aid Volunteers, les organisations doivent former des collaborations pour atteindre l’objectif du projet. Dans le cas de l’assistance technique, les collaborations se font entre les organisations européennes ; pour la formation et le déploiement, elles sont constituées par des organisations d’envoi et d’accueil ou des organisations spécialisées dans un des domaines pertinents aux fins et mesures du projet. Ces dernières participent en tant que partenaires, contribuant à renforcer l’action mise en œuvre au moyen de compétences spécifiques.

Exigences, pour les organisations, concernant le partenariat

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1 Norme

Norme 6

COLLABORATIONS

Les organisations d’envoi et d’accueil doivent établir un accord pour diriger des projets qui impliquent le déploiement de volontaires vers des pays tiers. Elles doivent concevoir un cadre d’action pour gérer les phases de pré-déploiement, déploiement et post-déploiement ; celui-ci veille également au respect d’exigences et de principes déterminés, tels que l’égalité, les valeurs et la vision partagées, la transparence, la responsabilité, l’obligation de rendre compte et la fiabilité, la confiance mutuelle, le respect, la complémentarité, la flexibilité, l’adaptabilité et la réciprocité.

Liste de contrôle pour votre organisation sur le partenariat

À faire
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You have all the required requirements
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Cycle de gestion du volontariat

Le noyau de l’initiative EU Aid Volunteers est la sélection, la formation et l’envoi de volontaires européens dans le cadre de projets d’aide humanitaire vers des pays tiers. C’est pour cette raison qu’une gestion efficace des phases de pré-déploiement, déploiement et retour au siège requiert des procédures spécifiques et le respect des normes qui garantissent leur qualité et transparence.

Exigences, pour les organisations, concernant la gestion des volontaires

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11 Normes

Norme 7

Sélection et attribution de tâches du volontariat

Une définition appropriée des besoins de l’organisation d’accueil permet la sélection de la personne idéale et une mise en œuvre plus efficace des activités. Le programme requiert que les organisations d’envoi et d’accueil travaillent de concert pour détailler le profil et les compétences exigées aux volontaires EU Aid Volunteers à considérer durant la sélection, en identifiant également toute autre exigence qui peut s’avérer nécessaire en matière d’apprentissage ou soutien.

Norme 8

Plan d’apprentissage et de développement

L’initiative EU Aid Volunteers considère comme des aspects fondamentaux l’acquisition de compétences durant le déploiement ainsi que l’identification de résultats obtenus par des volontaires. Les organisations doivent donc créer un plan d’apprentissage et de développement qui explique en détail la situation des volontaires avant, pendant et après l’expérience.

Norme 9

Procédures de préparation du pré-déploiement de volontaires

L’organisation d’envoi doit s’assurer que les volontaires reçoivent une formation exhaustive avant le début du déploiement, et qu’ils aient accès à tous les principaux outils, qu’ils sachent comment les utiliser et comprennent comment respecter toutes les procédures requises, notamment celles qui concernent la sécurité. L’organisation doit également indiquer une personne de contact vers laquelle les volontaires peuvent se tourner pendant leur séjour dans l’organisation.

Norme 10

Apprenticeships

L’initiative EU Aid Volunteers offre également l’opportunité d’une phase d’apprenticeship (apprentissage) dans les bureaux de l’organisation d’envoi, pendant laquelle pourront être évaluées la connaissance réelle et les compétences des volontaires. Identifier les faiblesses et les lacunes d’expérience des volontaires dans un « contexte sûr » peut aider l’organisation à anticiper de potentiels problèmes et proposer une meilleure approche et de bonnes pratiques.

Norme 11

Gestion des performances

Suivre les volontaires pendant les différents moments de leur expérience favorise leur intégration dans les organisations. Cet aspect implique l’établissement d’activités périodiques plus ou moins structurées (réunions, évaluation des résultats, etc.) pour soutenir et approfondir le développement des volontaires dans les organisations.

Norme 12

Reconnaissance professionnelle et sociale

Il existe de nombreuses manières de reconnaître et récompenser le travail dans une organisation. Parmi celles-ci figurent la promotion de canaux pour impliquer les volontaires dans les processus de prise de décision, dans des activités de formation et dans des évènements commémoratifs, et l’information sur les opportunités de volontariat ou de travail.

Norme 13

Conditions de vie

L’initiative EU Aid Volunteers couvre les frais de voyage, vaccins obligatoires, visas, hébergements et assure la gestion efficace de tout risque lié à la santé ou sécurité. Les organisations d’envoi doivent donc garantir des conditions de vie appropriées. Elles sont également responsables d’acheter les billets d’avion, d’aider dans les démarches d’obtention de visas et de verser de l’« argent de poche » aux volontaires, le montant étant établi par l’UE en fonction du coût de la vie dans le pays d’accueil.

Norme 14

Conditions de travail

L’organisation d’envoi doit garantir des conditions de travail appropriées qui permettent aux volontaires de réaliser leurs tâches dans un environnement sûr et sain, pour veiller à leur bien-être et motivation (par exemple, un maximum de 40 heures de travail par semaine, 2 jours de repos par mois). Les volontaires doivent également avoir un tuteur à leur disposition dans l’organisation d’accueil, vers lequel se tourner pour tout type d’assistance professionnelle.

Norme 15

Contrat avec les volontaires

L’initiative requiert l’élaboration d’un contrat entre l’organisation d’envoi et le volontaire. Ce contrat devra établir toutes les obligations et responsabilités, clarifier les droits et les devoirs, et spécifier la méthode de résolution de tout type de différend qui pourrait survenir. En outre, le contrat symbolise l’engagement du volontaire envers la mission et les valeurs de l’organisation.

Norme 16

Intégrité et code de conduite

Le code de conduite comprend une série d’engagements relatifs au comportement personnel et professionnel que tous les membres de l’organisation (volontaires inclus) doivent respecter. L’objectif principal de ce code consiste à harmoniser la mission, les valeurs et les principes d’une organisation avec des règlements qui s’appliquent à la conduite personnelle et professionnelle de ses membres.

Norme 17

Débriefing

Au retour au siège du volontaire, il conviendra de réaliser un débriefing avec les objectifs suivants : obtenir des avis sur l’initiative ; finaliser le plan de formation et développement ; informer les volontaires des options et opportunités pour poursuivre leur engagement dans le domaine de l’aide humanitaire et la citoyenneté européenne active.

Liste de contrôle pour votre organisation sur la gestion des volontaires

À faire
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Le processus de certification

Procédure: le processus de certification consiste à créer et remplir un formulaire de demande électronique en ligne via le portail de l’EACEA ; il convient d’y joindre certains documents tels que la déclaration sur l’honneur, une description de l’expérience dans le domaine humanitaire et un document d’autoévaluation. Dans le cas d’une organisation d’accueil, il convient de joindre également des lettres de référence. Tous les documents obligatoires et facultatifs requis avec le document d’autoévaluation doivent être envoyés par courrier à l’EACEA, avec pour objet du courrier le code d’identification généré par le système au moment de l’envoi du formulaire de demande électronique.

 

L’enregistrement des candidats sur le portail (Lien ici) et la possession d’un code d’identification (PIC) sont essentiels pour pouvoir créer un formulaire de demande électronique (eForm). Une fois le code obtenu, le candidat doit accéder à la section de l’EACEA sur le financement et la certification (https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/), puis créer et remplir un formulaire électronique, en observant les normes comme aide en cas de besoin, et y joindre les documents requis (en fonction du rôle de l’organisation). Les documents doivent être écrits dans l’une des langues officielles de l’UE.

 

Délai: la candidature de certification peut être envoyée à tout moment de l’année. Le délai à titre indicatif pour le moment est le 30 septembre 2020, correspondant à la clôture du programme-cadre actuel, mais le délai limite sera annoncé sous peu.

 

Résultat de la certification : l’EACEA annoncera sa décision sous six mois à compter de la réception de la demande de certification. Si l’évaluation est négative, l’organisation pourra présenter une nouvelle demande seulement 12 mois après la date de rejet de la part de l’EACEA. Toutefois, pendant ces 12 mois, l’organisation pourra participer aux programmes de formation et d’assistance technique.

 

Les organisations doivent obtenir une certification tous les 3 ans, démontrant qu’elles continuent de respecter les normes. Le nouveau processus de certification inclut une déclaration automatique de tout changement affectant les normes requises ou les documents d’aide correspondants (par exemple, les changements apportés à la directive européenne relative à la confidentialité de 2018 ont entraîné des révisions des politiques internes sur la protection des données).

Le mécanisme de certification pour les organisations denvoi

Si vous souhaitez devenir une organisation d’envoi pour les volontaires de l’aide humanitaire de l’UE, le processus de certification comprend une autoévaluation basée sur la « preuve », par l’envoi de documents et politiques adoptées par l’organisation.

Le formulaire électronique contient une série d’annexes obligatoires, que vous pouvez lire dans la liste ci-dessous.

Une fois le formulaire électronique (eForm) envoyé, le candidat recevra un numéro de référence ; cette référence devra être utilisée dans le courrier électronique à envoyer à l’Agence (EACEA) avec les documents obligatoires qui prouvent que l’organisation respecte toutes les normes, ainsi que des documents facultatifs supplémentaires (par exemple, objet : Pièces jointes à la candidature XXXXXX – EUAV- 1-201X-1-XX-EUAV-CERT).

Si l’organisation est déjà partenaire de la DG ECHO, elle est exonérée de l’envoi de certains documents obligatoires (sections 2 et 3 du document d’autoévaluation) conformément au cadre existant ; toutefois, elle doit citer le code de référence du FPA (Framework Partnership Agreement) dans la section correspondante.

Documents demandés à l'organisation d'envoi

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4 Les documents

Document A

Un document d’autoévaluation qui doit être rempli dans son intégralité

Un document d’autoévaluation qui doit être rempli dans son intégralité: il couvre toutes les normes et procédures impliquées pour obtenir le statut d’organisation d’envoi de volontaires ; le document requiert également, à certains points, de spécifier si les exigences en matière de politiques et de pratiques de l’organisation sont respectées pleinement ou partiellement, ou si l’organisme s’engage à remplir ces conditions par la prise de certaines mesures.

Document B

Une déclaration sur l’honneur

Une déclaration sur l’honneur, signée par la personne compétente pour représenter légalement l’organisation d’envoi

Document C

Une liste d’autoévaluation

Une liste d’autoévaluation sur les politiques de sécurité déjà mises en œuvre par l’organisation, en précisant dans quel document chaque point est couvert

Document D

Une liste d’expériences préalables dans l’aide humanitaire

Enfin, il est demandé à l’organisation de joindre une liste d’expériences préalables dans l’aide humanitaire

Le mécanisme de certification pour les organisations daccueil

Pour devenir une organisation d’accueil de volontaires de l’aide de l’UE, le processus de sélection comprend une autoévaluation basée sur des « références ». 

Si l’organisation en question est une filiale dans un pays tiers d’une organisation d’envoi de l’UE déjà certifiée – c’est-à-dire qui ne bénéficie pas d’un statut juridique indépendant – elle pourra présenter la demande de certification à travers une procédure simplifiée. Cette dernière s’appuie sur des lettres de référence requises dans le document d’autoévaluation mais inclut un nombre moindre de normes, étant donné que certaines d’entre elles ont déjà été vérifiées dans la certification du siège européen.

Une fois le formulaire électronique envoyé, le candidat recevra un numéro de référence ; ce lui devra être utilisé dans la correspondance avec l’Agence (EACEA), qui contient les documents facultatifs relatifs aux normes ou aux procédures, pour illustrer l’expérience ou les politiques internes de l’organisation.

Documents demandés aux organisations d'accueil

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4 Documents

Document A

Un document d’autoévaluation qui doit être rempli dans son intégralité

Un document d’autoévaluation qui doit être rempli dans son intégralité : il couvre toutes les normes et procédures impliquées pour obtenir le statut d’organisation d’envoi de volontaires ; le document requiert également, à certains points, de spécifier si les exigences en matière de politiques et de pratiques de l’organisation sont respectées pleinement ou partiellement, ou si l’organisme s’engage à remplir ces conditions par la prise de certaines mesures

Document B

Une déclaration sur l’honneur

Une déclaration sur l’honneur, signée par la personne compétente pour représenter légalement l’organisation d’envoi

Document C

Trois références obligatoires

Trois références obligatoires dans lesquelles le garant indique que les normes établies (ou le niveau de norme) ont été maintenues pendant la collaboration entre lui et l’organisme candidat. Les lettres de référence n’ont pas à couvrir nécessairement toutes les normes requises, seulement celles atteintes ou rencontrées pendant la période de collaboration. Les garants doivent appartenir à au moins deux des catégories suivantes:

  • Une organisation d’envoi ou d’accueil déjà certifiée avec laquelle l’organisation candidate a collaboré, collabore ou collaborera;
  • Un partenaire d’aide humanitaire de la Commission européenne dans l’accord-cadre en vigueur et avec lequel le candidat a déjà travaillé;
  • Une organisation internationale ou à but non lucratif ou un organisme civil de droit public avec lequel le candidat a déjà travaillé;
  • Un organisme d’accréditation ou d’audit qui a certifié l’organisation candidate dans des domaines en lien avec l’initiative EU Aid Volunteers;

Document D

Une liste d’expériences préalables dans l’aide humanitaire

Enfin, il est demandé à l’organisation de joindre une liste d’expériences préalables dans l’aide humanitaire

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