Come partecipare

Il primo passo è ottenere la certificazione rilasciata da EACEA (Educational Audiovisual and Culture Executive Agency). L’obiettivo della certificazione è assicurare le competenze e le responsabilità delle organizzazioni coinvolte (sia di invio che di accoglienza) nelle fasi di gestione del volontario, per garantire una corretta realizzazione del programma ed un’esperienza positiva ai volontari.

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Gli attori coinvolti

L’iniziativa EU Aid Volunteers è rivolta ai cittadini, alle organizzazioni non-profit e alle istituzioni pubbliche attive nell’ambito dell’aiuto umanitario, con sede in Europa e in Paesi al di fuori dell’Unione Europea. Gli attori coinvolti si dividono in organizzazioni di invio, organizzazioni d’accoglienza e volontari, secondo la tipologia di progetto alla quale si partecipa e al proprio ruolo.

Per diventare un’organizzazione di invio bisogna avere sede nell’UE e ottenere una certificazione. Vi possono accedere:

  • organizzazioni non governative senza scopo di lucro costituite in uno Stato membro dell’UE;
  • organismi di diritto pubblico a carattere civile di uno Stato membro;
  • federazioni internazionali delle società nazionali della Croce Rossa e della Mezzaluna rossa.
 

Le organizzazioni di invio possono essere coinvolte in progetti di Technical Assistance per essere accompagnate nel percorso di certificazione e/o per supportare altre organizzazioni nel rafforzare i propri standard e diventare organizzazioni di invio. Oppure, una volta certificate, possono gestire l’invio di volontari all’interno dei progetti di Deployment.

 

Le organizzazioni di accoglienza hanno sede in Paesi terzi, cioè in qualunque Paese fuori dall’Unione Europea, dove si realizzano operazioni di aiuto umanitario. Possono essere:

  • organizzazioni non governative senza scopo di lucro operanti o costituite in un Paese terzo
  • organismi di diritto pubblico a carattere civile retto da leggi di un Paese terzo
  • agenzie e organismi internazionali.
 

Per diventare organizzazioni di accoglienza è necessario ottenere una certificazione. Una potenziale organizzazione di accoglienza può essere coinvolta in progetti di Capacity Building per essere supportata nel percorso di certificazione. Una volta certificata può accogliere i volontari presso le proprie strutture attraverso un progetto di Deployment.

 

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Standard e linee guida

Per ottenere la certificazione e partecipare ai bandi di progetto, le organizzazioni interessate devono soddisfare 17 standard di qualità, suddivisi in 3 diverse categorie: quadro legale, partenariato di invio e di accoglienza, gestione dei volontari.

Attraverso il raggiungimento dei 17 standard designati dall’Unione Europea, l’organizzazione dimostra di rispettare determinate norme e prevedere procedure di sicurezza e prevenzione; di assicurare una selezione, identificazione e gestione trasparente del volontario candidato, garantendogli condizioni di vita adeguate durante tutto il periodo di deployment; di essere capace di realizzare e mantenere dei partenariati, fondamentali per sostenere il volontario in tutte le fasi dell’attività di volontariato e per il successo di un programma.

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Quadro legale

I primi 5 standard richiesti dall’iniziativa fanno riferimento a politiche e procedure che devono essere acquisite dall’organizzazione di invio e di accoglienza e dimostrate attraverso l’invio di alcuni documenti, quando richiesti. Si tratta di misure di sicurezza, tutela e protezione dei volontari e dello staff coinvolto nei progetti implementati.

Requisiti richiesti alle organizzazioni sul quadro legale

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5 Standard

Standard 1

Misure di tutela e sicurezza

Per garantire l’incolumità dei volontari e del proprio staff, prevenire e far fronte a possibili incidenti ed eventi esterni che possano danneggiare la loro integrità fisica, è richiesta una politica di sicurezza. Questa deve prevedere specifiche misure e procedure volte a minimizzare e/o evitare l’impatto dei rischi identificati, come ad esempio piani di evacuazione, analisi del contesto, definizione dei ruoli e delle responsabilità. Le organizzazioni devono essere in grado di rispondere a queste domande:

  • Quali sono i principali rischi nel Paese (rapimenti, alluvioni, incendi…)?
  • Quali misure bisogna adottare per prevenirli?
  • Come comportarsi di fronte a un incidente?
  • Che procedure seguire?
  • A chi devo rivolgermi in caso di incidente?
  • Dove trovo le informazioni aggiornate sulla situazione del paese?
  • Quali comportamenti sono da evitare?

Standard 2

Pari opportunità e non discriminazione

Le organizzazioni coinvolte mantengono una posizione di tolleranza zero nei contfronti delle discriminazioni di qualunque forma, offrendo a tutte le persone coinvolte nel programma un accesso equo, giusto e trasparente alle diverse opportunità. In tal senso devono sviluppare e implementare politiche di pari opportunità e non discriminazione.

  • Quali potrebbero essere le forme di discriminazione nel Paese?
  • Quali misure vengono adottate per prevenirle (training, briefing,…)?
  • Siamo in linea con la legislazione nazionale ed europea?
  • A chi posso rivolgermi in caso di violazione dello standard?
  • Come avviene il processo di selezione e assunzione dello staff e dei volontari?

Standard 3

Tutela di minori e adulti vulnerabili, inclusa tolleranza zero nei confronti degli abusi sessuali

Alla luce dell’aumento dei rischi di abuso a cui sono esposti, le organizzazioni si impegnano a tutelare gli individui vulnerabili, strutturando delle strategie per minimizzare i rischi e provvedere ad un ambiente sicuro, dignitoso e rispettoso per i beneficiari, i volontari e l’intero staff.

  • A quali rischi sono esposti i gruppi vulnerabili del territorio in cui operiamo?
  • Come posso denunciare eventuali abusi?
  • Che misure preventive posso adottare (comportamenti da evitare, trainings e corsi di sensibilizzazione, controlli frequenti e monitoraggio, selezione accurata dello staff…)?
  • Come soccorrere le vittime di abusi? E come comportarsi nei confronti dell’accusato?

Standard 4

Salute e sicurezza

L’iniziativa richiede alle organizzazioni di invio e d’accoglienza di garantire la salvaguardia della salute e la sicurezza fisica e psicologica dei volontari. Dovranno dunque garantire misure di prevenzione, informazione e formazione, assistenza e monitoraggio nello svolgimento delle loro mansioni.

  • Quali sono i principali rischi per la salute nel Paese?
  • Che azioni bisogna adottare per evitare di contrarre una malattia (vaccini, profilassi, buone pratiche…)?
  • Che misure preventive adottare per evitare un burnout?
  • A chi posso rivolgermi per ricevere supporto psicologico?
  • A quali ospedali e/o cliniche sicure posso rivolgermi?
  • Cosa copre la mia assicurazione?

Standard 5

Protezione dati

I dati personali dei candidati al programma e dei volontari, raccolti durante il processo di selezione, formazione e implementazione delle attività sul campo devono essere gestiti nel rispetto delle norme vigenti sulla protezione dei dati, al fine di evitare sanzioni, perdita di reputazione ed eventuali sospensioni in conformità alle direttive europee sul trattamento dei dati personali.

  • Siamo in conformità con la direttiva e la regolamentazione europea in materia di protezione dei dati del nostro staff, dei nostri volontari e dei beneficiari?
  • In che modo assicuriamo la prevenzione del cattivo uso dei dati personali?
  • Come monitoriamo e controlliamo che ciò non avvenga?

Checklist per la tua organizzazione sul quadro legale

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Partnership

Per poter partecipare a un bando di progetto EU Aid Volunteers, le organizzazioni devono creare dei partenariati che si distinguono nelle loro formazioni a seconda del filone di progetto. Nei progetti di Technical Assistance i partenariati sono fra organizzazioni europee, per Capacity Building e Deployment sono formati dalle organizzazioni di invio e di accoglienza e/o da organizzazioni specializzate in qualsiasi area pertinente agli obiettivi o alle azioni del progetto. Queste ultime partecipano come associati contribuendo con le loro competenze specifiche a rafforzare l’azione.

Requisiti richiesti alle organizzazioni sulle partnership

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Standard 6

Paterniariato

Organizzazioni di invio e d’accoglienza devono stabilire un accordo nella gestione dei progetti che prevedono la mobilitazione di volontari in Paesi terzi. Sarà definito un quadro di azione per le fasi di pre-mobilitazione, mobilitazione e post-mobilitazione, e il rispetto di determinati requisiti e principi tra cui uguaglianza, valori e visione condivisi, trasparenza, responsabilità, affidabilità, fiducia reciproca, rispetto, complementarità, flessibilità e adattabilità, reciprocità.

Checklist per la tua organizzazione sulle partnership

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Gestione dei volontari

Il cuore dell’iniziativa EU Aid Volunteers è la selezione, formazione e invio di volontari europei in progetti di aiuto umanitario in Paesi terzi, motivo per cui un’efficiente gestione della fase pre-partenza, del deployment e del rientro alla base prevede determinate procedure e il raggiungimento di standard che ne garantiscano la qualità e la trasparenza.

Requisiti richiesti alle organizzazioni sulla gestione dei volontari

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11 Standard

Standard 7

Assegnazione dei compiti del volontario

Un’adeguata definizione delle necessità dell’organizzazione di accoglienza consente di selezionare la persona più idonea garantendo una realizzazione efficiente delle attività. Il programma prevede che l’organizzazione di accoglienza insieme all’organizzazione di invio definiscano il profilo e le competenze degli EU Aid Volunteers da considerare durante la fase di selezione, prevedendo eventuali ulteriori esigenze di apprendimento e formazione.

Standard 8

Piano di apprendimento e sviluppo

L’iniziativa EU Aid Volunteers considera fondamentali l’identificazione dei risultati ottenuti dai volontari e l’acquisizione di competenze durante il loro deployment. Per questo motivo le organizzazioni dovranno provvedere alla creazione di un piano di apprendimento e sviluppo che definisca la situazione del volontario prima, durante e dopo l’esperienza.

Standard 9

Procedure per la pre-mobilitazione

L’organizzazione di invio deve assicurarsi che il volontario riceva una formazione esaustiva prima dell’inizio del suo impegno, abbia accesso agli strumenti principali, sappia come utilizzarli e comprenda come rispettare tutte le procedure richieste, in particolare quelle riguardanti la sua sicurezza. L’organizzazione dovrà inoltre identificare una persona di riferimento e contatto a cui il volontario potrà rivolgersi durante il suo mandato.

Standard 10

Inserimento in apprendistato

L’iniziativa EU Aid Volunteers prevede la possibilità di includere una fase in apprendistato (apprenticeship) presso la sede dell’ organizzazione di invio, durante la quale verificare le reali conoscenze ed abilità del volontario. Identificare eventuali lacune e debolezze del volontario in un “contesto sicuro” può aiutare l’organizzazione ad anticipare potenziali problemi e ad offrire orientamento e buone pratiche.

Standard 11

Gestione della performance

Il monitoraggio dei volontari in diversi momenti della loro esperienza favorisce la loro integrazione all’interno delle organizzazioni. Si tratta di stabilire attività periodiche più o meno strutturate (riunioni, revisione dei risultati, ecc.) che accompagnino e promuovano lo sviluppo dei volontari nelle organizzazioni.

Standard 12

Riconoscimento professionale e sociale

Esistono diversi modi per riconoscere ed apprezzare il lavoro all’interno di un’organizzazione, tra cui la promozione di canali di partecipazione per i volontari in processi decisionali, nelle attività di formazione, nella partecipazione a eventi commemorativi, la segnalazione di ulteriori opportunità di volontariato e/o lavorative.

Standard 13

Condizioni di vita

L’iniziativa EU Aid Volunteers copre le spese di viaggio, eventuali vaccini obbligatori, visto, alloggio, e garantisce una gestione efficiente dei rischi legati a sicurezza e salute. L’organizzazione di invio deve assicurarsi che siano garantite condizioni di vita degne e sarà responsabile dell’acquisto di biglietti aerei, fornirà supporto logistico per visti e provvederà al pagamento al volontario di un pocket money il cui valore è stabilito dall’UE a seconda del costo di vita del paese.

Standard 14

Condizioni di lavoro

L’organizzazione di invio deve garantire adeguate condizioni di lavoro che permettano ai volontari di svolgere i propri compiti in un ambiente sano e sicuro, garantendo il loro benessere e la loro motivazione (es. massimo 40 ore settimanali, congedo mensile di 2 giorni ). Inoltre il volontario deve avere la possibilità di rivolgersi a un mentor nell’organizzazione di accoglienza per qualunque tipo di supporto professionale.

Standard 15

Contratto con il volontariato

L’iniziativa prevede la stipulazione di un contratto tra l’organizzazione di invio e il volontario, che ne sancisca tutti gli obblighi e le responsabilità, ne chiarisca diritti e doveri e identifichi i processi per la risoluzione delle controversie. Il contratto inoltre rappresenta l’impegno del volontario nei confronti della missione e dei valori dell’organizzazione.

Standard 16

Integrità e codice di condotta

Il codice di condotta include una serie di impegni legati al comportamento personale e professionale che tutti i membri dell’organizzazione devono rispettare. L’obiettivo principale del codice è mettere in relazione la missione, i valori e i principi di un’organizzazione con le norme che governano la condotta professionale e personale dei propri membri.

Standard 17

Debriefing

Al rientro del volontario bisogna prevedere un debriefing con l’obiettivo di ricevere dei feedback sull’iniziativa, finalizzare il piano di apprendimento e sviluppo e presentare al volontario opportunità e possibilità di rimanere impegnato in attività relative all’aiuto umanitario e alla cittadinanza europea attiva.

Checklist per la tua organizzazione sulla gestione dei volontari

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Il processo di certificazione

Procedura: Il processo di certificazione consiste nella creazione e compilazione di un e-form (formulario online) attraverso il portale di EACEA dedicato, in cui viene richiesto di allegare alcuni documenti oltre alla dichiarazione d’onore, l’esperienza nel settore umanitario e la compilazione di un modulo di autovalutazione. Nel caso di un’organizzazione di accoglienza vanno allegate anche le lettere di referenza. Gli altri documenti obbligatori e opzionali richiesti nel modulo di autovalutazione vengono inviati via mail a EACEA, riportando come oggetto della mail il codice identificativo comunicato dal sistema una volta che l’e-form viene inviato.

 

Per creare l’e-form è necessario aver eseguito la registrazione al portale dei partecipanti (qui il link) e aver ottenuto un codice di identificazione (PIC). Una volta ottenuto il codice, si accede alla sessione di EACEA dedicata al finanziamento e alla certificazione (https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/ ) e si procede con l’eventuale supporto delle linee guida alla creazione e alla compilazione dell’e-form e dei documenti allegati, a seconda del ruolo dell’organizzazione. I documenti richiesti possono essere allegati in una qualunque delle lingue ufficiali dell’Unione Europea.

 

Deadline: La domanda di certificazione può essere presentata in qualsiasi momento dell’anno. Ad ora la scadenza è fissata al 30 settembre del 2020, a chiusura del programma quadro attuale, ma presto verrà comunicata la prossima data di scadenza.

 

Esito Certificazione: EACEA informerà del risultato entro sei mesi dall’invio della candidatura di certificazione. Se la valutazione è stata negativa, l’organizzazione potrà ricandidarsi solo dopo un periodo di dodici mesi a partire dalla data di ricezione della decisione di rigetto, periodo durante il quale potrà però usufruire dei programmi di Assistenza Tecnica e Capacity Building.

Ogni 3 anni le organizzazioni devono ri-certificarsi e dimostrare di mantenersi in conformità con gli standard. La procedura di ri-certificazione consiste in un’autodichiarazione delle modifiche relative agli standard richiesti ed eventuali documenti a supporto (es. La modifica della direttiva europea sulla privacy ha portato a una modifica delle politiche interne sulla protezione dati nel corso del 2018).

Meccanismo di certificazione per organizzazione di invio

Se vuoi essere un’organizzazione di invio di volontari in aiuto umanitario dell’Unione Europea, il processo di certificazione prevede l’autovalutazione basata su “evidenze”, attraverso la presentazione di documenti e politiche adottate dall’organizzazione.

L’e-form contiene una serie di allegati obbligatori, che puoi leggere nella lista sotto.

Una volta presentato l’e-form, il candidato riceverà un numero di referenza, con il quale dovrà inviare un’e-mail a EACEA con i documenti obbligatori richiesti a supporto degli standard e ulteriori documenti opzionali (es. object: Annexes for the application XXXXXX-  EUAV- 1-201X-1-XX-EUAV-CERT).

Se l’organizzazione è già partner di DG ECHO, in virtù dell’accordo quadro già esistente, è esente dalla presentazione di alcuni documenti obbligatori (sezione 2 e 3 del form di autovalutazione), inserendo nella sessione dedicata il codice di riferimento del FPA (Framework Partnership Agreement).

Certificazioni richieste alle organizzazioni di invio

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4 Certificazioni

Evidenza A

Un formulario di autovalutazione

Un formulario di autovalutazione da compilare in tutte le sue parti, che copra tutti gli standard e le procedure previste per essere considerata un’organizzazione di invio di volontari. Il formulario richiede che in alcuni punti venga specificato se il requisito è già interamente presente nelle politiche e pratiche dell’organizzazione o che, altrimenti, si impegnerà a raggiungerlo attraverso determinate misure.

Evidenza B

Una dichiarazione d'onore

Una dichiarazione d’onore, firmata dalla persona abilitata a rappresentare legalmente l’organizzazione di invio.

Evidenza C

Una lista (Excel) di autovalutazione

Una lista di autovalutazione sulle politiche di sicurezza già previste dall’organizzazione, specificando in quale documento presentato dall’organizzazione è presente ogni punto.

Evidenza D

Una lista (Excel) di esperienze nell’ambito degli aiuti umanitari

Infine si richiede all’organizzazione di allegare una lista di esperienze pregresse nell’ambito degli aiuti umanitari.

Meccanismo di certificazione per organizzazione di accoglienza

Per diventare un’organizzazione di accoglienza EU Aid Volunteers, il processo di certificazione prevede un’autovalutazione basata su “referenze”. 

Se sei una sede in un paese terzo di un’organizzazione europea già certificata come organizzazione di invio, cioè non possiedi uno status di entità giuridica indipendente, puoi presentare una certificazione semplificata. Si tratta di una certificazione sempre basata sulle lettere di referenza in cui il formulario di autovalutazione si riferisce ad un numero di standard inferiori perché parte di essi sono stati controllati attraverso la certificazione della sede europea.

Una volta presentato l’e-form, il candidato riceverà un numero di referenza, con il quale potrà inviare un’e-mail a EACEA contenente i documenti opzionali, pertinenti agli standard o alle procedure, per dimostrare l’esperienza dell’ organizzazione e/o le sue politiche interne.

Documenti richiesti alle organizzazioni di accoglienza

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4 Certificazioni

Certificato A

Un formulario di autovalutazione

Un formulario di autovalutazione da compilare in tutte le sue parti, che copra tutti gli standard e le procedure previste per essere considerata un’organizzazione di accoglienza di volontari. Il formulario richiede che in alcuni punti venga specificato se il requisito è già interamente presente nelle politiche e pratiche dell’organizzazione o che, altrimenti, si impegnerà a raggiungerlo attraverso determinate misure.

Certificato B

Una dichiarazione di onore

Una dichiarazione di onore, firmata dalla persona abilitata a rappresentare legalmente l’organizzazione di accoglienza.

Certificato C

3 referenze obbligatorie

Tre referenze obbligatorie in cui il referente specifica il raggiungimento (o il livello di raggiungimento) degli standard previsti sulla base dell’esperienza avuta con l’organizzazione richiedente. Le lettere di referenza non devono coprire obbligatoriamente tutti gli standard richiesti ma solamente quelli che ritengono siano raggiunti o raggiungibili. Le referenze devono essere da parte di almeno due organizzazioni appartenenti alle seguenti categorie:

  • Un’organizzazione di invio o di accoglienza già certificata con la quale l’organizzazione candidata ha avuto, ha o prevede di avere un partenariato
  • Un partner in aiuti umanitari della Commissione Europea con un accordo quadro in vigore con il quale il candidato ha già avuto esperienze lavorative.
  • Un’organizzazione internazionale o no-profit, o un ente di diritto pubblico di carattere civile con il quale il candidato ha già lavorato.
  • Un’organizzazione di accreditamento o auditing che ha certificato l’organizzazione richiedente in aree rilevanti per l’iniziativa EU Aid Volunteers.

Certificato D

Una lista (Excel) di esperienze nell’ambito degli aiuti umanitari

Si richiede all’organizzazione di allegare una lista di esperienze pregresse nell’ambito degli aiuti umanitari

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