Como fazer parte

O primeiro passo é receber uma certificação emitida pela EACEA. Esta certificação procura garantir a qualidade das competências e a responsabilidade das organizações envolvidas (tanto as de envio como as de acolhimento) durante a gestão de voluntários, de forma a assegurar a correta implementação do programa e uma experiência positiva para os voluntários.

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As partes envolvidas

A iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE visa cidadãos, organizações sem fins lucrativos e instituições públicas com atividade no setor da ajuda humanitária, sediadas na Europa ou em países situados fora do espaço da União Europeia. As partes envolvidas poderão encontrar-se subdivididas em organizações de envio, organizações de acolhimento e voluntários, dependendo tanto do tipo de projeto no qual as partes estão envolvidas como do seu papel.

Uma organização que deseje tornar-se uma organização de envio tem de ser certificada e ter a sua sede no espaço da UE. São elegíveis aquelas que pertencerem a uma das seguintes categorias:

  • organizações não governamentais não lucrativas estabelecidas num Estado-membro da UE;
  • organismos de direito público de natureza civil pertencentes a um Estado-Membro;
  • Federação Internacional das Sociedades da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho.

Potenciais organizações de envio podem estar envolvidas em projetos de Assistência Técnica para prestar ajuda durante o processo de certificação e/ou para apoiar outras organizações a melhorarem as suas normas e a tornarem-se uma organização de envio. Uma vez certificadas, podem ainda gerir o envio de voluntários em projetos de Mobilização.

 

As organizações de acolhimento têm escritórios em qualquer país situado fora do espaço da União Europeia e onde decorrerem operações de ajuda humanitária. As organizações de acolhimento podem pertencer a uma das seguintes categorias:

  • organizações não governamentais sem fins lucrativos, operando ou estabelecidas num país não pertencente à UE;
  • organismos de direito público de natureza civil sob jurisdição de um Estado não pertencente à UE;
  • organismos e agências internacionais.

É necessária certificação para ser-se uma organização de acolhimento. Uma potencial organização de acolhimento pode estar envolvida em projetos de Reforço de Competências para dar apoio durante o processo de certificação. Uma vez certificada, pode acolher voluntários nas suas infraestruturas através do projeto de Mobilização.

 

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Normas e orientações

De forma a receberem certificação e candidatarem-se a projetos, as organizações interessadas têm de responder a 17 normas (padrões de qualidade), englobando três diferentes categorias: quadro legislativo, parcerias de envio e de acolhimento, gestão de voluntários.

Alcançando as 17 normas estabelecidas pela União Europeia, a organização candidata deverá revelar que: cumpre com regulamentações específicas e respeita procedimentos de segurança e de prevenção; garante uma seleção e uma gestão transparente de voluntários, assegurando-lhes condições de vida e de trabalho adequadas durante todo o período de mobilização; é capaz de estabelecer e de preservar parcerias, vitais para o apoio do(a) voluntário(a) durante todas as fases da prossecução das suas atividades bem como para o sucesso do programa.

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Quadro normativo

As cinco primeiras normas requeridas pela iniciativa dizem respeito a medidas e procedimentos que têm de ser adquiridos pelas organizações de envio e de acolhimento, e demonstrados mediante a disponibilização de determinados documentos, quando solicitados. Estes centram-se em medidas de prevenção de riscos, segurança e proteção, salvaguardando os voluntários e os funcionários envolvidos nos projetos implementados.

Requisitos do enquadramento legal, para as organizações

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5 Normas

Norma 1

DEVER DE CUIDADO/MEDIDAS DE PREVENÇÃO DE RISCOS E SEGURANÇA

É requerido um plano de prevenção de riscos e segurança para garantir a proteção dos voluntários e dos funcionários, assim como para prevenir acidentes/incidentes e lidar com quaisquer acidentes/incidentes ou eventos externos que possam interferir no bem-estar físico dessas pessoas. Tal implica prever e pôr em prática medidas e procedimentos específicos para minimizar e/ou evitar o impacto de riscos identificados, como sejam planos de evacuação, avaliação do contexto e especificação de funções e responsabilidades. As organizações têm de ser capazes de responder às seguintes questões:

  • Quais são os maiores riscos no país de acolhimento (raptos, inundações, incêndios…)?
  • Que medidas devem ser observadas para prevenir esses riscos?
  • Que condutas devem ser adotadas no caso de um acidente/incidente?
  • Que procedimentos devem ser seguidos?
  • Com quem devo entrar em contacto no caso de um acidente/incidente?
  • Onde posso encontrar informação atualizada sobre a situação do país de acolhimento?
  • Que comportamentos devem ser evitados?

Norma 2

IGUALDADE DE OPORTUNIDADES E NÃO DISCRIMINAÇÃO

As organizações envolvidas têm de ter uma postura de tolerância zero relativamente à discriminação, oferecendo a todas as pessoas envolvidas no programa um acesso equalitário, justo e transparente às diferentes oportunidades oferecidas. Para além disso, as organizações têm de desenvolver e implementar medidas que visem a igualdade de oportunidades e a não discriminação.

  • Que tipos de discriminação podem existir no país?
  • Quais as medidas adotadas para evitar práticas discriminatórias (formação, briefing…)?
  • Estamos em linha com a legislação nacional e a legislação europeia?
  • Com quem devo contactar se uma determinada norma não for respeitada?
  • Como se dá o processo de seleção e recrutamento dos funcionários e dos voluntários?

Norma 3

PROTEGENDO CRIANÇAS E ADULTOS VULNERÁVEIS

Face ao crescente risco a que os indivíduos mais vulneráveis estão expostos, as organizações assumem a sua proteção, introduzindo estratégias para reduzir o mais possível os riscos e proporcionar um ambiente seguro, apropriado e digno para beneficiários, voluntários e todos os funcionários da organização.

  • A que riscos estão expostos os grupos mais vulneráveis nas áreas onde operamos?
  • Como é que posso denunciar um eventual abuso?
  • Que medidas de prevenção posso adotar (comportamentos a evitar, cursos de formação e de consciencialização, seguimento e monitorização frequente, seleção cuidada dos funcionários…)?
  • Como é que as vítimas de abuso devem ser assistidas? E que condutas se devem ter para com aqueles sob acusação?

Norma 4

SAÚDE E SEGURANÇA

A iniciativa requer que as organizações de envio e de acolhimento garantam e protejam a saúde e o bem-estar físico dos voluntários. Para tal, as organizações devem assegurar medidas de prevenção, informação, formação, assistência e monitorização de tarefas.

  • Quais são os maiores perigos para a saúde no país de acolhimento?
  • Que ação deve ser tomada para evitar a contração de uma doença ou enfermidade (vacinas, tratamento preventivo, boas práticas…)?
  • Que medidas devem ser observadas para evitar um esgotamento?
  • Com quem posso contar para ter apoio psicológico?
  • A que hospitais e/ou clínicas posso recorrer?
  • O que é que o meu seguro cobre?

Norma 5

PROTEÇÃO DE DADOS

Os dados pessoais dos candidatos e dos voluntários do programa obtidos durante o processo de seleção, formação e implementação da atividade no terreno têm de ser tratados de acordo com as leis de proteção de dados em vigor, para evitar qualquer multa, perda de reputação ou suspensão das operações, resultantes da não conformidade com os regulamentos europeus de tratamento de dados pessoais.

  • Operamos em concordância com a Diretiva Europeia e com os regulamentos de proteção de dados no que respeita aos nossos funcionários, aos nossos voluntários e aos nossos beneficiários?
  • Como é que garantimos a prevenção de um uso inapropriado de dados pessoais?
  • Como é que controlamos e monitorizamos de modo que não ocorra um uso inapropriado de dados pessoais?

Lista de verificação do enquadramento legal, para as organizações

Tarefas
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Todos os requisitos estão cumpridos
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Parcerias

De forma a candidatarem-se ao programa Voluntários para a Ajuda da UE, as organizações têm de estabelecer parcerias para responder à finalidade do projeto. No caso da Assistência Técnica, as parcerias são entre organizações europeias; já para o Reforço de Competências e para a Mobilização são feitas com organizações de envio e de acolhimento e/ou organizações especializadas em qualquer área pertinente para os objetivos ou ações do projeto. Estas últimas participam enquanto associadas, contribuindo para o reforço da ação implementada através das suas competências específicas.

Requisitos para as organizações em termos de parcerias

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1 Norma

Norma 6

PARCERIAS

As organizações de envio e de acolhimento têm de estabelecer um acordo para gerir os projetos que envolvem a mobilização de voluntários para países terceiros. Para gerir as fases de pré-mobilização, mobilização e pós-mobilização, tem de ser desenhado um quadro de ação. Tal implica igualmente respeito por determinados requisitos e princípios, como sejam igualdade, valores e visão partilhados, transparência, responsabilidade, prestação de contas e credibilidade, confiança mútua, respeito, complementariedade, flexibilidade, adaptabilidade e reciprocidade

Lista de verificação sobre parcerias para as organizações

Tarefas
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Todos os requisitos estão cumpridos
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Ciclo de gestão do voluntariado

O âmago da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE é a seleção, a formação e o envio dos voluntários europeus como parte de projetos de ajuda humanitária para países terceiros. Por isso, uma gestão eficiente das fases de preparação, mobilização e retorno requer procedimentos específicos, bem como respeito por determinadas normas que garantam qualidade e transparência

Requisitos da gestão de voluntariado, para as organizações

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11 Norma

Norma 7

Seleção e atribuição de tarefas dos voluntários

Uma adequada definição das necessidades da organização de acolhimento permite a seleção da pessoa mais indicada para a função e o alcance da implementação de atividades mais eficiente. O programa exige que as organizações de envio e de acolhimento trabalhem juntas para detalharem o perfil e as competências que os candidatos à iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE devem ter em conta durante a fase de seleção, identificando também qualquer requisito de aprendizagem ou formação eventualmente solicitados.

Norma 8

Plano de aprendizagem e desenvolvimento

Tanto a aquisição de competências durante o período de mobilização como a identificação dos resultados atingidos pelos voluntários são aspetos fundamentais para a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE. Como tal, as organizações têm de aspirar à criação de um plano de aprendizagem e desenvolvimento que defina a situação do(a) voluntário(a) antes, durante e depois da experiência de voluntariado.

Norma 9

Procedimentos para a preparação da pré-mobilização dos Voluntários para a Ajuda da UE

A organização de envio tem de assegurar que os voluntários recebem uma formação cuidada e detalhada antes do período de mobilização e que têm igualmente acesso a todas as ferramentas, bem como conhecimento para as usar e para perceber como respeitar todos os procedimentos, em particular os que concernem à segurança. A organização tem de especificar igualmente uma pessoa de contacto a quem os voluntários possam recorrer junto da organização.

Norma 10

Período de estágio

A iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE também oferece a oportunidade de uma fase de estágio nos escritórios da organização de envio, durante a qual o real conhecimento e as reais competências do(a) voluntário(a) podem ser adquiridos. Identificar eventuais fragilidades do(a) voluntário(a) num ‘contexto seguro’ pode ajudar a organização a prever potenciais problemas e a providenciar uma melhor abordagem, assim como boas práticas

Norma 11

Gestão de desempenho

Monitorizar os voluntários durante os vários momentos da sua experiência encoraja a sua integração nas organizações. Este aspeto envolve preparar atividades periódicas mais ou menos estruturadas (encontros, avaliação de resultados, etc.) para apoiar e promover o desenvolvimento dos voluntários nas organizações

Norma 12

Reconhecimento profissional e social

Há diferentes maneiras de reconhecer e recompensar o trabalho numa organização. Essas incluem a promoção de canais que favoreçam o envolvimento do(a) voluntário(a) em processos de decisão, em atividades de formação e em eventos comemorativos, bem como o anúncio de futuras oportunidades de voluntariado e/ou de trabalho.

Norma 13

Condições de vida

A iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE cobre os custos da viagem, vacinas obrigatórias, vistos, alojamento e assegura uma gestão eficiente de quaisquer riscos relacionados com a saúde, proteção ou segurança. As organizações de envio têm de garantir condições de vida adequadas. São igualmente responsáveis pela compra de bilhetes aéreos, pelo apoio logístico necessário para a obtenção de vistos e pela disponibilização de dinheiro de bolso para o(a) voluntário(a); o montante do dinheiro de bolso é estabelecido pela UE, dependendo do custo de vida no país de acolhimento.

Norma 14

Condições de trabalho

A organização de envio tem de garantir condições de trabalho adequadas que permitam aos voluntários levarem a cabo as suas funções num ambiente seguro e saudável, garantindo o seu bem-estar e a sua motivação (ex.: máximo de 40 horas de voluntariado por semana, dois dias de descanso por mês). O(A) voluntário(a) também tem de ter acesso a um(a) mentor(a) na organização de acolhimento para qualquer tipo de assistência profissional.

Norma 15

Contrato com o(a) voluntário(a)

A iniciativa requer o desenho de um contrato entre a organização de envio e o(a) voluntário(a). Esse deverá estabelecer todas as obrigações e responsabilidades, clarificar direitos e deveres bem como especificar o método de resolução de qualquer controvérsia que possa surgir. Para além disso, o contrato assume-se como o compromisso do(a) voluntário(a) para com a missão, bem como para com os valores da organização.

Norma 16

Integridade e código de conduta

O código de conduta inclui uma série de compromissos relacionados com o comportamento pessoal e profissional que todos os membros da organização (incluindo voluntários) devem respeitar. A principal finalidade deste código é harmonizar a missão, os valores e os princípios da organização com os regulamentos que definem a conduta pessoal e profissional dos seus membros.

Norma 17

Reunião de balanço

Após o retorno do(a) voluntário(a), deverá ter lugar uma reunião de balanço para: obtenção de feedback relativamente à iniciativa; finalização do plano de aprendizagem e desenvolvimento; consciencialização do(a) voluntário(a) acerca das opções e oportunidades para continuar o seu compromisso para com o setor de ajuda humanitária e uma cidadania europeia ativa.

Lista de verificação da gestão de voluntariado para as organizações

Tarefas
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Todos os requisitos estão cumpridos
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O processo de certificação

ProcedimentoO processo de certificação consiste na criação e no preenchimento de um eForm (um formulário online) através do portal da EACEA, para esse fim; têm de ser anexados determinados documentos, como sejam uma declaração de honra, uma descrição da experiência no setor humanitário e um formulário de auto-avaliação. No caso de uma organização de acolhimento, também têm de ser anexadas cartas de recomendação. Os outros documentos obrigatórios e facultativos – que acompanham o formulário de auto-avaliação – devem ser enviados por email à EACEA, colocando no assunto do email o código de identificação fornecido pelo sistema aquando da submissão do eForm.

O registo no portal do participante assim como estar na posse de um código de identificação (PIC) são essenciais para a criação de um eForm. Uma vez obtido o código, a organização candidata deverá aceder à secção de financiamento e certificação da EACEA (https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/ ) e proceder a partir daí, guiando-se se necessário pelas orientações de apoio, para criar e preencher o eForm, anexando os documentos requeridos (estes dependerão do papel da organização). Os documentos podem ser anexados numa qualquer língua oficial da União Europeia.

 

Prazo: A candidatura à certificação pode ser submetida em qualquer altura do ano. O limite está presentemente fixado para 30 de setembro de 2020, coincidindo com o presente programa-quadro, mas o próximo prazo será anunciado em breve.

 

Resultado da certificaçãoA EACEA anunciará a sua decisão nos seis meses seguintes à receção da candidatura à certificação. Se o resultado for negativo, a organização só poderá recorrer 12 meses após o anúncio de rejeição da EACEA. Contudo, durante esse período de 12 meses, a organização pode aceder aos projetos de Assistência Técnica e de Reforço de Competências.

As organizações têm de receber certificação a cada três anos, demonstrando que ainda respondem aos padrões de qualidade. O processo de recertificação compreende uma auto-declaração relativa a quaisquer alterações quanto às normas requeridas e a qualquer documentação de apoio relacionada com o processo (ex.: as alterações à diretiva europeia sobre privacidade de 2018 desencadearam revisões às normas internas de proteção de dados).

O mecanismo de certificação de organizações de envio

Para se tornar uma organização de envio da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, o processo de certificação envolve uma auto-avaliação baseada em ‘evidência’, submetendo documentos e medidas adotadas pela organização.

O formulário eletrónico contém uma série de anexos obrigatórios, disponíveis na lista abaixo.

Uma vez submetido o eForm, a organização candidata recebe um número de referência. Este deverá ser usado para enviar um email para a EACEA com a documentação requerida para satisfazer as normas (padrões de qualidade), assim como documentos opcionais (ex.: anexos para a candidatura XXXXXX- EUAV- 1-201X-1-XX-EUAV-CERT).

Se a organização já for um parceiro da DG ECHO, fica dispensada de submeter determinados documentos obrigatórios (secções 2 e 3 do formulário de auto-avaliação) como explicitado no acordo-quadro. A organização deverá, porém, indicar o código de referência do FPA (Acordo de Parceria-Quadro) na secção aplicável.

Documentos exigidos às organizações de envio

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Evidência A

Um formulário de auto-avaliação para ser preenchido na sua totalidade

Um formulário de auto-avaliação para ser preenchido na sua totalidade. Tal compreende todas as normas e procedimentos necessários a uma organização para ser reconhecida como uma organização de envio de voluntários. O formulário também leva a especificar, nalguns pontos, se os requisitos estão todos preenchidos pelas medidas e práticas da organização ou se a organização assume o cumprimento destes requisitos tomando as providências necessárias.

Evidência B

Uma declaração de honra

Uma declaração de honra, assinada pela pessoa mandatada para ser o representante legal da organização de envio

Evidência C

Uma lista de auto-avaliação

Uma lista de auto-avaliação relativa a medidas de prevenção de riscos e segurança já introduzidas pela organização, especificando em qual dos anexos se encontra coberto cada ponto

Evidência D

uma lista de experiências anteriores em ajuda humanitária

Por último, a organização deverá anexar uma lista de experiências anteriores em ajuda humanitária

O mecanismo de certificação de organizações de acolhimento

Para se tornar uma organização de acolhimento da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, o processo de certificação inclui uma auto-avaliação baseada em ‘pessoas de referência’. 

Se se tratar de uma delegação ou filial de uma organização de envio da União Europeia que já seja certificada – partindo do princípio que a organização não tem um estatuto legal independente – pode requerer uma certificação simplificada. Esta é baseada nas cartas de recomendação solicitadas no formulário de auto-avaliação, mas envolve menos normas, tendo algumas destas já sido anteriormente verificadas no processo de certificação da sede, localizada no espaço da UE.

Uma vez submetido o eForm, a organização candidata recebe um número de referência. Este deve ser usado para enviar um email para a EACEA com a documentação opcional relativa às normas ou aos procedimentos, de forma a ilustrar a experiência e/ou medidas internas da organização.

Documentos exigidos às organizações de acolhimento

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4 Documents

Evidência A

Um formulário de auto-avaliação preenchido na sua totalidade

Um formulário de auto-avaliação preenchido na sua totalidade. Tal compreende todas as normas (padrões de qualidade) e procedimentos necessários a uma organização para ser reconhecida como uma organização de acolhimento de voluntários. O formulário também leva a especificar, nalguns pontos, se os requisitos estão todos preenchidos pelas medidas e práticas da organização ou se a organização assume o cumprimento destes requisitos tomando as providências necessárias

Evidência B

Uma declaração de honra

Uma declaração de honra, assinada pela pessoa mandatada para ser o representante legal da organização de envio

Evidência C

A indicação obrigatória de três pessoas de referência

A indicação obrigatória de três pessoas de referência. Cada pessoa de referência deverá especificar numa carta de recomendação – dentre as normas requeridas (ou os seus níveis de qualidade) – as normas alcançadas ou experimentadas durante o período de colaboração entre a sua organização e a organização candidata. As pessoas de referência têm de pertencer a, pelo menos, duas das seguintes categorias:

  • uma organização de envio ou de acolhimento previamente certificada, com a qual a organização candidata teve, tem ou pretende ter uma parceria
  • um parceiro de ajuda humanitária da Comissão Europeia com um acordo-quadro em vigor e com o qual a organização candidata já tenha colaborado
  • uma organização internacional ou sem fins lucrativos ou um organismo de direito público de natutreza civil com a qual a organização candidata já tenha colaborado
  • uma organização de acreditação ou de auditoria que tenha certificado a organização candidata em áreas pertinentes para a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE

Evidência D

uma lista de experiências anteriores em ajuda humanitária

Por último, a organização deverá anexar uma lista de experiências anteriores em ajuda humanitária

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