Kako sodelovati

Najprej vam mora EACEA (Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo) podeliti certifikat. Namen postopka certificiranja je, da zagotovi kakovost kompetenc in odgovornost organizacij (tako pošiljateljic kot gostiteljic), ki upravljajo prostovoljce, in s tem tudi pravilno izvedbo programa in pozitivno izkušnjo za prostovoljce.

decoration ball green one
decoration ball orange one
decoration ball purple one

Udeleženi akterji

Pobuda Prostovoljci EU za humanitarno pomoč zajema državljane, neprofitne organizacije in javne ustanove s sedežem v Evropi ali pa državah zunaj EU, ki so aktivne v sektorju humanitarne pomoči. Udeležene lahko razdelimo na organizacije pošiljateljice, organizacije gostiteljice in prostovoljce, odvisno od tipa projekta, v katerem akterji sodelujejo, in njihovih vlog v le-tem.

Subjekt, ki si prizadeva postati organizacija pošiljateljica, mora prejeti certifikat in imeti svoj sedež v EU. Prijavijo se lahko:

  • nevladne neprofitne organizacije, ki delujejo v državi članici EU;
  • civilna javnopravna telesa, ki so del države članice;
  • mednarodne zveze združenj Rdečega križa in Rdečega polmeseca.

Organizacije pošiljateljice lahko sodelujejo pri projektih tehnične pomoči tako, da nudijo pomoč pri postopku certificiranja in/ali podpirajo druge organizacije pri krepitvi standardov in pri tem, da postanejo organizacije pošiljateljice. Dodatno lahko, ko pridobijo certifikat, upravljajo pošiljanje prostovoljcev v projektih napotitve.

 

Organizacije gostiteljice imajo pisarne v katerikoli državi zunaj Evropske unije in tam, kjer se izvajajo operacije humanitarne pomoči. Te so lahko:

  • nevladne neprofitne organizacije, ki delujejo ali imajo sedež v državi nečlanici EU;
  • civilna javnopravna telesa, katerih delovanje urejajo zakoni tiste države nečlanice EU;
  • mednarodne ustanove in agencije.

Da organizacija lahko postane organizacija gostiteljica, mora pridobiti certifikat. Potencialna organizacija gostiteljica si lahko pomaga tako, da med postopkom certificiranja sodeluje pri projektih za krepitev zmogljivosti. Po prejetju certifikata lahko gosti prostovoljce v svojih prostorih v okviru projekta napotitve.

 

decoration ball light green three
decoration ball orange ten

Standardi in smernice

Da lahko prejmejo certifikat in sodelujejo na razpisih za zbiranje predlogov, morajo zainteresirane organizacije izpolniti 17 standardov kakovosti, ki obsegajo tri različne kategorije: zakonodajni okvir, pošiljateljska in gostiteljska partnerstva, upravljanje prostovoljcev.

Z dosego 17 standardov, ki jih je določila Evropska unija, pristopajoča organizacija pokaže, da: izpolnjuje določbe specifičnih uredb in spoštuje postopke za varnost in preprečevanje; zagotavlja transparenten izbor in upravljanje prostovoljcev, jim zagotavlja primerne življenjske in delovne pogoje v celotnem obdobju napotitve; je sposobna vzpostavljati in ohranjati partnerstva, ki so nujna za podporo prostovoljca v vseh fazah prostovoljskih dejavnosti in za uspeh programa.

decoration ball orange twelve

Pravni okvir

Prvih 5 standardov, ki jih zahteva pobuda, se nanaša na politike in postopke, ki jih morajo organizacije pošiljateljice in gostiteljice usvojiti ter izkazati s predložitvijo določenih dokumentov, ko se to od njih zahteva. Ti se nanašajo na ukrepe za varnost, zaščito in varstvo, ki varujejo prostovoljce in osebje vpleteno v projekte, ki se izvajajo.

Zahteve za organizacije glede pravnega okvira

Zaprt

Odprt

5 Standard

Standard 1

DOLŽNOST SKRBNEGA RAVNANJA/UKREPI ZA VARNOST IN ZAŠČITO

Načrt za varnost in zaščito je potreben, da se zagotovi zaščita prostovoljcev in osebja, in da se prepreči in pravilno odzove na kakršnokoli nesrečo/incident ali zunanji dogodek, ki bi lahko ogrozil telesno zdravje teh ljudi. Načrt mora določati posebne ukrepe in postopke, ki bodo čim bolj zmanjšali in/ali preprečili vpliv ugotovljenih tveganj. To so, na primer, načrti za evakuacijo, ocena konteksta in specifikacija vloge ter odgovornosti. Organizacije morajo biti sposobne odgovoriti na ta vprašanja:

  • Kakšna so glavna tveganja v državi gostiteljici (ugrabitve, poplave, požari …)?
  • Katere ukrepe je treba sprejeti, da bi jih preprečili?
  • Kako je treba ravnati v primeru nesreče/incidenta?
  • Po katerih postopkih bi bilo treba ravnati?
  • Na koga naj se obrnem v primeru nesreče/incidenta?
  • Kje lahko najdem posodobljene podatke o razmerah v državi gostiteljici?
  • Kakšnega vedenja se je treba izogibati?

Standard 2

ENAKE MOŽNOSTI IN AND NEDISKRIMINACIJA

Vključene organizacije bodo imele ničelno toleranco do kakršnekoli diskriminacije in nudile vsem sodelujočim v pobudi enak, pravičen ter transparenten dostop do raznih priložnosti. Zato morajo organizacije razviti ter izvajati politike enakih možnosti in nediskriminacije.

  • Kakšne oblike diskriminacije bi lahko obstajale v državi?
  • Kakšne ukrepe je treba sprejeti, da se temu izognemo (usposabljanje, napotki …)?
  • Ali delujemo v skladu z nacionalno in Evropsko zakonodajo?
  • S kom naj stopim v stik, če se ne spoštuje določenega standarda?
  • Kako poteka zaposlitveni postopek osebja ter izbor prostovoljcev?

Standard 3

ZAŠČITA OTROK IN RANLJIVIH ODRASLIH

Glede na večje tveganje, ki so mu izpostavljeni ranljivi posamezniki, se organizacije zavezujejo, da bodo le-te ščitile z uvedbo strategij za čim večje zmanjšanje tveganj, in da bodo zagotovile varno, ustrezno in spoštljivo okolje za upravičence, prostovoljce in celotno osebje.

  • Kakšnim tveganjem so izpostavljene ranljive skupine na območjih, kjer delujemo?
  • Kako lahko prijavim zlorabo, če pride do nje?
  • Kakšne preventivne ukrepe lahko sprejmem (vedenje, ki se ga je treba izogibati, usposabljanja in tečaji ozaveščanja, pogosti pregledi in nadzor, pazljiv izbor osebja …)?
  • Kakšno pomoč naj nudimo žrtvam zlorab? In kako naj ravnamo z obdolženimi?

Standard 4

ZDRAVJE IN VARNOST

Pobuda zahteva, da organizacije pošiljateljice in gostiteljice zagotavljajo in varujejo zdravje ter dobro telesno počutje prostovoljcev. Zato morajo organizacije zagotavljati ukrepe za preprečevanje, informiranje, usposabljanje, podporo in spremljanje nalog.

  • Kaj so glavna zdravstvena tveganja v državi gostiteljici?
  • Kakšne ukrepe je treba sprejeti, da bi preprečili okužbo ali bolezen (cepiva, preventivni ukrepi, dobre prakse …)?
  • Kakšnih vodil naj se držimo, da bi preprečili izgorelost?
  • Na koga se lahko obrnem za psihološko podporo?
  • Na katere varne bolnišnice in/ali klinike se lahko obrnem?
  • Kaj krije moje zavarovanje?

Standard 5

VARSTVO PODATKOV

Z osebnimi podatki kandidatov in prostovoljcev, ki so zbrani med izbirnim postopkom, usposabljanjem ter izvedbo aktivnosti na terenu, je treba ravnati v skladu z veljavnimi zakonodajami na področju varstva podatkov, da bi se izognili kakršnikoli globi, izgubi ugleda ali začasni prekinitvi operacij zaradi neizpolnjevanja evropskih predpisov o varstvu osebnih podatkov.

  • Ali izpolnjujemo zahteve predpisov v skladu z evropsko direktivo in uredbami v zvezi z našim osebjem, našimi prostovoljci ter našimi upravičenci?
  • Kako zagotovimo preprečevanje neprimerne uporabe osebnih podatkov?
  • Kako spremljamo in nadziramo, da ne prihaja do neprimerne uporabe osebnih podatkov?

Kontrolni seznam za vašo organizacijo glede pravnega okvirja

Za narediti
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Izpolnjujete vse zahtevane zahteve
decoration ball purple seven
decoration ball yellow four

Partnerstvo

Da lahko sodelujejo na razpisu za zbiranje predlogov pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč, morajo organizacije oblikovati partnerstva, ki odgovarjajo namenu projekta. V primeru tehnične pomoči se partnerstva oblikujejo med evropskimi organizacijami; za krepitev zmogljivosti in napotitev so partnerstva sestavljena iz organizacij pošiljateljic ter organizacij gostiteljic in/ali organizacij specializiranih za področja, ki ustrezajo ciljem in ukrepom projekta. Slednje sodelujejo kot pridružene organizacije, ki k projektu prispevajo tako, da s svojimi specifičnimi znanji krepijo izvedene ukrepe.

Zahteve za organizacije glede partnerstva

Zaprt

Odprt

1 Standard

Standard 6

PARTNERSTVO

Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice morajo skleniti sporazum za upravljanje projektov, ki vključuje napotitev prostovoljcev v države izven EU. Oblikovati morajo okvir ukrepanja za upravljanje prednapotitvene, napotitvene in ponapotitvene faze; ta okvir ureja tudi spoštovanje določenih zahtev in načel kakršna so enakost, skupne vrednote in vizija, transparentnost, odgovornost in zanesljivost, obojestransko zaupanje, spoštovanje, dopolnjevanje, prožnost, prilagodljivost in vzajemnost.

Kontrolni seznam za vašo organizacijo glede partnerstva

Za narediti
Checklist
Checklist
Izpolnjujete vse zahtevane zahteve
decoration ball orange fifeteen
decoration ball yellow six

Cikel upravljanja prostovoljcev

Osrednja naloga pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč je izbor, usposabljanje in pošiljanje evropskih prostovoljcev v okviru projektov humanitarne pomoči v državah izven EU. Prav zato, da se zagotovi kakovost in transparentnost, so za učinkovito upravljanje faze pred odhodom, faze napotitve in faze vrnitve v bazo potrebni posebni postopki ter spoštovanje standardov.

Zahteve za organizacije glede upravljanja prostovoljcev

Zaprt

Odprt

11 Standard

Standard 7

Razporeditev nalog in izbor prostovoljcev

Ustrezna opredelitev potreb organizacije gostiteljice omogoči, da se izbere najprimernejšega posameznika in doseže najučinkovitejšo izvedbo aktivnosti. Program zahteva, da organizacije gostiteljice in organizacije pošiljateljice sodelujejo, da podrobneje določijo profil in znanja, ki se bodo zahtevala od prostovoljcev EU za humanitarno pomoč, ki so kandidati v izbirnem postopku, ter določijo kakršnekoli potrebe po dodatnem šolanju ali usposabljanju

Standard 8

Načrt učenja in razvoja

Pobuda Prostovoljci EU za humanitarno pomoč meni, da sta tako pridobivanje znanj med napotitvijo kot prepoznavanje rezultatov, ki so jih dosegli prostovoljci, temeljna vidika pobude. Zato morajo organizacije oblikovati načrt učenja in razvoja, ki razdela položaj prostovoljcev pred, med in po tej izkušnji

Standard 9

Postopki za prednapotitvene priprave prostovoljcev EU za humanitarno pomoč

Organizacija pošiljateljica mora poskrbeti, da prostovoljci pred začetkom napotitve opravijo temeljito usposabljanje, in da imajo dostop do vseh glavnih orodij, jih znajo uporabljati ter razumejo, kako slediti vsem zahtevanim postopkom, še posebej tistim, ki so povezani z varnostjo. Organizacija mora tudi določiti kontaktno osebo, na katero se lahko prostovoljci obrnejo v času, ko so del organizacije

Standard 10

Pripravništva

Pobuda Prostovoljci EU za humanitarno pomoč ponuja tudi priložnost pripravništva v pisarnah organizacije pošiljateljice. V tem obdobju je mogoče oceniti prostovoljčevo realno znanje in sposobnosti. Točno prepoznavanje prostovoljčevih slabosti in vrzeli v strokovnem znanju v ‘varnem kontekstu’ lahko organizaciji pomaga predvideti kakršnekoli potencialne težave in nuditi boljši pristop ter dobre prakse.

Standard 11

Upravljanje uspešnosti

Spremljanje prostovoljcev v različnih trenutkih njihove izkušnje spodbuja njihovo integracijo v organizacijah. Ta vidik vključuje vzpostavitev bolj ali manj strukturiranih rednih dejavnosti (sestanki, ocenjevanje rezultatov, itd.) za podporo in spodbudo razvoja prostovoljcev v organizacijah.

Standard 12

Strokovna in družbena prepoznavnost

Obstajajo številni različni načini za prepoznavanje in nagraditev dela znotraj organizacije. Ti vključujejo spodbujanje kanalov za sodelovanje prostovoljcev v procesih odločanja, pri usposabljanjih, pri spominskih dogodkih in pri sporočanju o nadaljnjih priložnostih za prostovoljstvo in/ali delo

Standard 13

Življenjski pogoji

Pobuda Prostovoljci EU za humanitarno pomoč krije potne stroške, stroške obveznih cepljenj, vizumov, nastanitve, in zagotavlja učinkovito upravljanje kakršnihkoli tveganj povezanih z zdravjem, varnostjo in zaščito. Organizacija pošiljateljica mora zagotoviti, da so na voljo primerni življenjski pogoji. Odgovorna je tudi za nakup letalskih kart, logistično podporo pri vizumih in izplačilo ‘žepnine’ prostovoljcu; vsoto le-te določa EU na podlagi življenjskih stroškov v državi gostiteljici.

Standard 14

Delovni pogoji

Organizacija pošiljateljica mora zagotoviti ustrezne delovne pogoje, ki omogočajo prostovoljcem, da opravljajo svoje naloge v varnem in zdravem okolju, kar zagotavlja njihovo dobro počutje in motivacijo (npr. največ 40 ur vsak delovni teden in dva dneva dopusta mesečno). Poleg tega mora imeti prostovoljec v organizaciji gostiteljici dostop do mentorja, na katerega se lahko obrne za kakršnokoli strokovno pomoč.

Standard 15

Pogodba s prostovoljcem

Pobuda zahteva, da se med organizacijo pošiljateljico in prostovoljcem sestavi ter sklene pogodba. Ta naj opredeli vse obveznosti in odgovornosti, pojasni pravice in dolžnosti ter navede metodo za reševanje kakršnegakoli možnega spora. Poleg tega pogodba predstavlja prostovoljčevo zavezanost misiji in vrednotam organizacije.

Standard 16

Integriteta in kodeks ravnanja

Kodeks ravnanja vključuje niz zavez, povezanih z zasebnim in poklicnim vedenjem, ki ga morajo spoštovati vsi člani organizacije (vključno s prostovoljci). Glavni cilj kodeksa je uskladitev misije, vrednot in načel organizacije z uredbami, ki določajo zasebno ter poklicno ravnanje njenih članov.

Standard 17

Poročanje

Ob vrnitvi prostovoljca v bazo, naj ta na sestanku poroča o napotitvi z namenom: zbiranja povratnih informacij o pobudi; finalizacije načrta za učenje in razvoj; informiranja prostovoljca o možnostih in priložnostih za nadaljevanje njegove predanosti sektorju humanitarne pomoči in aktivnemu evropskemu državljanstvu.

Kontrolni seznam za vašo organizacijo glede upravljanja prostovoljcev

Za narediti
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Checklist
Izpolnjujete vse zahtevane zahteve
decoration ball purple three
decoration ball green two
decoration ball orange three

Postopek certificiranja

Postopek: Postopek certificiranja zahteva, da ustvarite in izpolnite namensko e-vlogo (spletno vlogo) na portalu EACEA; priložiti morate določene dokumente, kot tudi častno izjavo, opis izkušenj v sektorju humanitarne pomoči in zbirnik obrazca za samooceno. V primeru, da ste organizacija gostiteljica, morate priložiti tudi priporočilna pisma. Druge obvezne in neobvezne dokumente, ki jih morate priložiti obrazcu za samooceno, pošljete EACEA preko elektronske pošte. Kot predmet elektronske pošte navedete identifikacijsko kodo, ki vam jo je posredoval sistem, ko ste oddali e-vlogo.

 

E-vlogo lahko organizacija ustvari le, če je registrirana v portalu za udeležence http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html in ima identifikacijsko kodo (PIC). Ko pridobi kodo, mora prijavitelj dostopiti do sklopa EACEA o financiranju in certificiranju (https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/), nato pa z uporabo smernic za podporo, če je to potrebno, ustvariti in izpolniti e-vlogo ter priložiti zahtevane dokumente (odvisno od vloge organizacije). Priloženi dokumenti so lahko v kateremkoli uradnem jeziku Evropske unije.

 

Rok za oddajo: Vlogo za certificiranje lahko oddate kadarkoli v letu. Trenutno je rok 30. september 2020, kar sovpada z zaprtjem sedanjega okvirnega programa, bo pa kmalu razglašen naslednji rok za oddajo.

 

Izid postopka certificiranja: EACEA bo svojo odločitev objavila v šestih mesecih po prejemu vloge za certificiranje. Če je vloga ocenjena negativno, se lahko organizacija ponovno prijavi šele 12 mesecev po datumu, ko je bila njena vloga zavrnjena s strani EACEA. Vendar pa lahko v tem 12-mesečnem obdobju organizacija uporablja programe za tehnično pomoč in krepitev zmogljivosti.

 

Organizacije morajo obnoviti certifikat vsaka 3 leta, da dokažejo, da še vedno izpolnjujejo standarde. Postopek ponovnega certificiranja obsega samoprijavo kakršnihkoli sprememb v zvezi z zahtevanimi standardi in vso ustrezno podporno dokumentacijo (spremembe evropske direktive o zasebnosti leta 2018 so, na primer, sprožile revizije notranjih politik o varstvu podatkov).

Certifikacijski mehanizem za organizacije pošiljateljice

Če želite postati organizacija pošiljateljica pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč, postopek certificiranja zahteva samooceno na podlagi ‘dokazov’, s predložitvijo dokumentov in politik, ki jih je organizacija sprejela.

E-obrazec vsebuje vrsto obveznih prilog, ki si jih lahko ogledate na spodnjem seznamu.

Ko odda e-vlogo, organizacija kandidatka prejme referenčno številko. To številko se uporabi za pošiljanje elektronskega sporočila, ki vsebuje obvezno dokumentacijo, potrebno za izpolnjevanje standardov in dodatne neobvezne dokumente agenciji EACEA (npr. predmet: Priloge za vlogo XXXXXX – EUAV-1-201X-1-XX-EUAV-CERT).

Če je organizacija že partner DG ECHO, je oproščena predložitve nekaterih obveznih dokumentov (sklopa 2 in 3 obrazca za samooceno), kot je določeno v obstoječem okvirnem sporazumu; vendar pa mora v ustreznem sklopu navesti referenčno kodo FPA (Okvirnega sporazuma o partnerstvu).

E-vloga zahteva vrsto obveznih prilog, ki vključujejo

Zaprt

Odprt

4 Dokumenti

Dokument A

obrazec za samooceno

obrazec za samooceno, ki ga je treba v celoti izpolniti; ta zajema vse standarde in postopke, ki so potrebni, da se vas lahko obravnava kot organizacijo, ki pošilja prostovoljce; za nekatere točke obrazec zahteva tudi, da navedete, ali politike in prakse organizacije že v celoti izpolnjujejo zahtevo ali pa se subjekt obvezuje, da bo te pogoje izpolnil z določenimi ukrepi;

Dokument B

častno izjavo

častno izjavo, ki jo je podpisala oseba, ki je kvalificirana, da pravno zastopa organizacijo pošiljateljico;

Dokument C

seznam samoocene

seznam samoocene politik varnosti in zaščite, ki jih je organizacija že uvedla, ki natančno navaja, v katerem priloženem dokumentu je zajeta vsaka točka

Dokument D

seznam predhodnih izkušenj na področju humanitarne pomoči

Nazadnje se organizacijo zaprosi, da priloži tudi seznam predhodnih izkušenj na področju humanitarne pomoči

Certifikacijski mehanizem za organizacije gostiteljice

Da bi postala organizacija gostiteljica pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč, mora opraviti certificiranje, ki vključuje samooceno, ki temelji na ‘referencah’. 

Če ste podružnica že potrjene organizacije pošiljateljice iz Evropske unije v državi izven EU – tj. nimate neodvisnega pravnega statusa – lahko zaprosite za poenostavljeno certificiranje. To temelji na priporočilnih pismih, ki jih zahteva obrazec za samoocenjevanje, vendar vključuje manjše število standardov, saj so bili nekateri od teh že potrjeni s certificiranjem sedeža organizacije v EU.

Ko odda e-vlogo, organizacija kandidatka prejme referenčno številko; to naj uporabi, da agenciji EACEA pošlje elektronsko sporočilo s pripeto neobvezno dokumentacijo, ki se nanaša na standarde ali postopke ter tako ponazori izkušnje organizacije in/ali njene notranje politike.

Dokumenti, zahtevani od organizacije gostiteljice

Zaprt

Odprt

4 Dokumenti

Evidence A

v celoti izpolnjen obrazec za samoocenjevanje

v celoti izpolnjen obrazec za samoocenjevanje; ta zajema vse standarde in postopke, ki so potrebni, da se subjekt lahko obravnava kot organizacijo, ki gosti prostovoljce; za nekatere točke obrazec zahteva tudi, da navedete, ali politike in prakse organizacije že v celoti izpolnjujejo zahtevano, ali pa se organizacija obvezuje, da bo te pogoje izpolnila z določenimi ukrepi;

Evidence B

častno izjavo

častno izjavo, ki jo je podpisala oseba, ki je kvalificirana, da pravno zastopa organizacijo gostiteljico

Evidence C

tri obvezna priporočila

tri obvezna priporočila, v katerih priporočevalec navaja, da so bili določeni standardi (ali raven standardov) upoštevani med sodelovanjem med priporočevalcem in organizacijo kandidatko. Priporočilna pisma ne rabijo nujno zajemati vseh zahtevanih standardov, temveč le tiste, ki so bili doseženi ali potrjeni z izkušnjami v obdobju sodelovanja. Priporočevalci morajo spadati v najmanj dve od spodaj navedenih kategorij:

  • že certificirana organizacija pošiljateljica ali gostiteljica, s katero je organizacija kandidatka imela, ima, ali pa načrtuje partnerstvo
  • partnerska organizacija evropske komisije za humanitarno pomoč z veljavnim okvirnim sporazumom in s katero je organizacija kandidatka že sodelovala
  • mednarodna neprofitna organizacija ali civilno javnopravno telo, s katerim je organizacija kandidatka že sodelovala
  • organizacija za akreditacijo ali revizijo, ki je certificirala organizacijo kandidatko na področjih, ki so relevantna za pobudo Prostovoljci EU za humanitarno pomoč

Evidence D

seznam predhodnih izkušenj na področju humanitarne pomoči

Organizacijo se zaprosi še, da priloži seznam predhodnih izkušenj na področju humanitarne pomoči

Spoznajte naše partnerje